Data-gedreven inkoop van schoonmaak, waarom niet?

Het inkopen van schoonmaakdienstverlening gebeurt vaak op een traditionele manier: omschrijf de eisen en wensen, maak deze bekend in de markt, beoordeel de aanbiedingen en maak op basis van prijs en/of kwaliteit een keuze. Wordt het niet tijd om over te schakelen naar data-gedreven inkoop via een platform à la Uber? Voor de in- en verkoop van diensten als schoonmaak behoort dat zeker tot de mogelijkheden.Volg Service Management op LinkedIn:

Door: Niels van Bruggen en Nino Lopulalan*

De markt voor professionele schoonmaakdienstverlening is een volwassen markt die aan de bovenkant is geconsolideerd tot zes à zeven grote schoonmaakconcerns. En bestaat daaronder uit een veel grotere en versnipperde markt van kleinere (vaak lokaal georiënteerde) schoonmaakbedrijven.

>>Lees ook: Omzetoverzicht: de tien grootste schoonmaakbedrijven van Nederland

Sinds 2012 zijn er door aanbestedende diensten ongeveer 2.000 schoonmaakaanbestedingen op TenderNed gepubliceerd. Gezien deze grote hoeveelheid openbare informatie over het aanbesteden van schoonmaak is het verwonderlijk dat aanbestedende diensten het wiel vaak nog opnieuw uitvinden. De diversiteit aan aanbestedingen kosten zowel aanbestedende diensten als de markt veel tijd en geld.

Met data schoonmaak gestandaardiseerd inkopen

Zoals particulieren tegenwoordig met enkele muisklikken online een hotelkamer boeken, zou ook schoonmaakdienstverlening (grotendeels) gestandaardiseerd ingekocht kunnen worden. Dit met behulp van openbare data. Dat kan doordat in veel gevallen de variatie in de behoefte van aanbestedende diensten redelijk beperkt is. De data maakt het mogelijk om de behoeften van aanbestedende diensten en het aanbod van marktpartijen onderling te ‘matchen’. Dat wil zeggen dat de vraag van de aanbesteder op basis van de kenmerken daarvan wordt gekoppeld aan een palet van standaardaanbod vanuit de markt.

Parameters van schoonmaakdienstverlening

Schoonmaakdienstverlening kan uitgedrukt worden in parameters. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

het bruto aantal vierkante meters;
het aantal ruimtes dat schoongemaakt moet worden;
de frequentie waarin schoongemaakt moet worden;
de manier waarop schoongemaakt moet worden (resultaat- en/of inspanningsgericht); en
het gewenste kwaliteitsniveau, gebaseerd op bijvoorbeeld gebruikerservaringen.

De belangrijkste kenmerken van de gewenste schoonmaakdienstverlening die de aanbesteder wil inkopen zijn op deze manier in kaart te brengen.

>>Lees ook: Waarom schrijven regionale schoonmaakbedrijven niet in op Europese aanbestedingen?

Platform waar vraag en aanbod samenkomen

Met een platform waarop aanbieders hun aanbod in dezelfde parameters kunnen uitdrukken is het mogelijk de vraag van aanbestedende diensten te koppelen aan het aanbod vanuit de markt. Voeg daar een waarderingssysteem aan toe, bijvoorbeeld gebaseerd op reviews van gebruikers, en de minimumkwaliteit van het beschikbare aanbod op het platform is geborgd dankzij de ‘wisdom of the crowd’. Dat wil zeggen dat een groot aantal gebruikers goed in staat kan zijn de minimumkwaliteit van schoonmaakdienstverlening te bewaken.

Een groot aantal gebruikers kan goed in staat zijn de minimumkwaliteit van schoonmaakdienstverlening te bewaken

Van een schoonmaakdienstverlener die van een groot aantal gebruikers positieve reviews ontvangt, mag aangenomen worden dat hij voldoende kwaliteit levert om de gebruikers tevreden te stellen. Omgekeerd geldt hetzelfde: een schoonmaakdienstverlener die (te)veel negatieve reviews ontvangt levert vermoedelijk niet de minimale kwaliteit die gebruikers verwachten.

Selectie volgens aanbestedingsregels nog steeds nodig

Uiteraard geldt dat aanbestedende diensten alsnog conform de aanbestedingsregels een selectie moeten maken op basis van een gunningscriterium zoals bedoeld in bijvoorbeeld artikel 2.115 Aanbestedingswet 2012. Hierbij gaan wij er in dit artikel vanuit dat de contractwaarde onder de Europese drempelwaarde ligt.

Meer weten?

Alles over schoonmaak aanbesteden

Selectie kan plaatsvinden op basis van de prijs die volgt uit het platform. Met daarnaast eventueel een korte kwalitatieve aanvulling op papier. De belangrijkste overige kenmerken van het aanbod zijn immers al bepaald op basis van de eerdergenoemde parameters. Het kwalitatieve gunningscriterium kan bijvoorbeeld toegespitst worden op een bijzonder of organisatie-specifiek aspect. Iets wat niet afgedekt wordt door de parameters. Op deze manier kan aangesloten worden bij de facilitaire visie en businessdoelstellingen van de aanbestedende dienst.

Toegevoegde waarde van de ‘wisdom of the crowd’

Dat de selectie van de opdrachtnemer plaatsvindt op basis van een gunningscriterium wil niet zeggen dat kwalitatief hoogwaardige uitvoering van het schoonmaakwerk gegarandeerd is. Juist op dit punt is de ‘wisdom of the crowd’ van toegevoegde waarde en een krachtig middel waarmee slecht presterende marktpartijen weggefilterd worden. De gebruikerservaring wordt daarmee medebepalend voor het beschikbare aanbod van schoonmaakdienstverlening.

Wel is van belang dat er voldoende reviews zijn en dat slecht presterende marktpartijen kans hebben om hun imago te beschermen en prestaties te verbeteren, zodat zij niet tot in lengte van dagen achtervolgd worden door verouderde negatieve reviews. Hierbij kan gedacht worden aan de mogelijkheid tot ‘self-cleaning’, zoals dat van toepassing is bij uitsluiting op basis van prestaties uit het verleden. Ook kunnen reviews ouder dan bijvoorbeeld twee jaar verwijderd worden of een steeds lager gewicht krijgen.

De ‘wisdom of the crowd’ is een krachtig middel waarmee slecht presterende marktpartijen weggefilterd worden

Platformen zijn de toekomst

Wellicht is het moment daar om te starten met een platform zoals Uber voor de in- en verkoop van diensten zoals schoonmaak. Dit vraagt wel een transformatie in het denken bij aanbestedende diensten en aanbieders van de dienstverlening. Daar waar nu nog gevraagd wordt naar offerteteksten waarin het onderscheidend vermogen van de dienstverlener wordt omschreven en waar inkopers tijd moeten besteden aan het objectiveren van de beloftes van marktpartijen, kan met behulp van een dergelijk online-platform, op basis van transparante parameters meer data-gedreven ingekocht worden.

Het mooie van data-gedreven inkoop via een platform is dat aanbestedende diensten hun behoefte aan schoonmaakdienstverlening niet langer hoeven te benaderen als een unieke situatie. En ze hoeven geen tijd meer te besteden aan de zoektocht naar het onderscheidend vermogen in de randvoorwaarden, die niet behoren tot het primaire schoonmaakproces.

>>Lees ook: 10 tips voor het inschrijven op een schoonmaakaanbesteding

Op zoek naar nichepartijen voor unieke situaties

Als van een unieke situatie werkelijk sprake is zul je waarschijnlijk niet zoeken op een platform voor diensten, maar ga je op zoek naar nichepartijen. Aanbestedende diensten hoeven dus niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. Gelet op het aantal aanbestedingen van schoonmaakdienstverlening mag verwacht worden dat hele goede basisbestekken en hele goede basisoffertes al geschreven zijn.

Tegelijkertijd zal het voor aanbieders een uitdaging zijn om hun onderscheidend vermogen niet meer te zoeken in zaken rondom schoonmaakdienstverlening, maar zal het hen erom gaan de gebruikerservaring positief te beïnvloeden door zoveel mogelijk aandacht te steken in de feitelijke uitvoering van de schoonmaak.

Voordelen data-gedreven inkoop op een platform

Als het denken van zowel aanbestedende diensten als aanbieders gericht is op de essentie van schoonmaak, die uitgedrukt is aan de hand van parameters, kunnen data-gedreven transacties niet alleen razendsnel plaatsvinden. De administratieve lasten van aanbestedende diensten en marktpartijen zijn mogelijk ook veel lager dan nu het geval is. Geen uitgebreide inkoopdossiers meer waarvoor van marktpartijen veel tijd gevraagd wordt om ze uit te pluizen.

Door data-gedreven inkoop kan meer aandacht besteed worden aan de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Ook de noodzaak om telkens iets nieuws te moeten bedenken als antwoord op vermeende unieke vragen van aanbestedende diensten komt te vervallen. In plaats daarvan kan meer aandacht besteed worden aan de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, oftewel het contractmanagement dat zo belangrijk is voor de borging van kwaliteit.

Minder ruimte voor subjectiviteit

En niet onbelangrijk, op het platform is het mogelijk gebruik te maken van een eenvoudiger beoordelingssysteem. Immers, het aanbod van schoonmaakdiensten sluit wel óf niet aan bij de vraag van de aanbestedende dienst. En die aansluiting is toetsbaar op basis van de parameters die toegepast zijn door de aanbestedende partij. Hierbij is minder ruimte voor subjectiviteit in de beoordeling door meerledige beoordelingscommissies. Subjectiviteit die in de huidige manier van inkopen soms ergernis wekt bij marktpartijen en aanleiding kan zijn voor juridische procedures.

>>Lees ook: Schoonmaakaanbestedingen: De goede weg is ingeslagen, maar we zijn er nog niet

Dynamisch aankoopsysteem (DAS) als platform voor schoonmaakdiensten

Artikel 2.48 lid 1 Aanbestedingswet 2012 luidt als volgt: “Een aanbestedende dienst kan een dynamisch aankoopsysteem instellen voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan zijn behoeften.” Met andere woorden: de aanbestedingsregels zijn er op ingericht om zaken als schoonmaak eenvoudig in te kopen via een platform.

Het is wachten op aanbestedende diensten die klaar zijn voor data-gedreven inkoop van schoonmaak

De volgende vraag dringt zich dan op: waarom vinden er dan toch zoveel aanbestedingen voor schoonmaakdiensten plaats die niet zijn gericht op het instellen van een DAS (een elektronisch proces voor het doen van aankopen van onder andere diensten)?
Individuele aanbestedende diensten zien schoonmaakdienstverlening wellicht als inkoop die eens in de zoveel jaar plaatsvindt en zullen daar dus geen DAS voor inregelen. Onafhankelijke derden, zoals koepelorganisaties, zien er wellicht een collectieve behoefte in. Aangenomen dat aanbestedende diensten hun eigen behoefte kunnen uitdrukken in parameters, kan de collectieve behoefte van aanbestedende diensten van gelijke soort bij benadering bepaald worden. Met die data kunnen aanbestedende diensten van gelijke soort wellicht hun verenigingen en/of koepelorganisaties benutten om collectief een DAS voor schoonmaakdiensten in te stellen. Daarmee is een platform voor dergelijke commodity’s nu al binnen handbereik.

De uitdaging is gelegen in het samenbrengen van inkoop en data-analytics om veelgevraagde dienstverlening uit te drukken in parameters en zodoende een data-gedreven inkoopplatform te ontwikkelen dat beantwoordt aan de kaders die voortvloeien uit de aanbestedingsregels.

Uitdagingen voor data-gedreven inkoop van schoonmaak

Natuurlijk zijn er enkele uitdagingen om een dergelijk systeem in de lucht te krijgen, zoals:

Hoe vindt de daadwerkelijke match plaats tussen mogelijke opdrachtnemers en de opdrachtgever?
Hoe ga je om met nieuwe leveranciers en leveranciers die niet in het systeem staan?
Hoe zorg je voor betrouwbare en vergelijkbare reviews van gebruikers?
En wie zijn de gebruikers die de reviews uitvoeren? Is dit de facility manager, de contractbeheerder en/of overig personeel? En wat is de waarde van elke review?

De aanbestedingsregels maken een nieuw systeem wel mogelijk en er is veel data beschikbaar over schoonmaakdienstverlening om tot passende parameters te komen. Kortom, het is wachten op aanbestedende diensten die klaar zijn voor data-gedreven inkoop van schoonmaakdiensten.

Niels van Bruggen (senior consultant Digitale Transformatie en Innovatie) en Nino Lopulalan, (aanbestedingsjurist en inkoopadviseur) zijn beide werkzaam bij Significant Groep. Dit artikel is eerder gepubliceerd op Facto, een zusteruitgave van Service Management.