Aanbesteden van schoonmaak is niet moeilijk, krijgen wat je beoogt wel

Een aanbesteding van schoonmaakdienstverlening op de markt brengen en tot een goed einde brengen vereist de nodige kennis en aandacht, maar is geen rocket science. De hamvraag is wel: hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat je ook daadwerkelijk krijgt wat je beoogt?

Door: Jan Halfman*

De digitalisering rukt steeds verder op. Zo ook voor aanbestedingen. In 2016 was het totaal aantal openbare aanbestedingen dat volledig digitaal verliep al gestegen naar 82%. Deze trend neemt de komende jaren verder toe, zeker omdat sinds 1 juli 2017 de Europese aanbestedingen verplicht digitaal moeten worden aanbesteed. Het klinkt allemaal vanzelfsprekend en eenvoudig, maar hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat je ook daadwerkelijk krijgt wat je beoogt?

Specifieke kennis schoonmaakdienst

De afgelopen jaren hebben we reeds een aantal trends kunnen constateren. Een hiervan is dat aanbestedingen een steeds belangrijkere rol spelen in de schoonmaakbranche. Want bij een aanbesteding van schoonmaak is kennis van de specifieke dienst en mogelijke valkuilen nodig om tot een goed resultaat te komen.
Daarnaast is het een kunst om binnen de budgetten te blijven. De kosten die zijn gemoeid met een aanbestedingsproces liegen er niet om en kunnen als volledig verloren beschouwd worden als de aanbesteding niet wordt gegund.

Bij een aanbesteding van schoonmaak is kennis van de specifieke dienst en mogelijke valkuilen nodig om tot een goed resultaat te komen

Inspanningsgericht versus resultaatgericht

Een andere trend is dat schoonmaakaanbestedingen vaak op basis van resultaatgerichte specificaties worden uitgevraagd. De opdrachtgever moet hier echter wel klaar voor zijn. Deze moet weten wat reëel is en wat niet om de aanbiedingen te kunnen beoordelen. Ook de aansturing in de vorm van contractbeheer vergt een andere aanpak. We zien vooral grotere organisaties hier gebruik van maken. Door centralisatie of centrale coördinatie van aanbestedingen er sprake veelal sprake is van mantelcontracten. Dit betekent dat een schoonmaakorganisatie landelijk verantwoordelijk is voor de reiniging van de betreffende panden, gevels of terreinen. Echter de lokale organisatie voert de regietaken uit.

Contractduur

Een laatste trend die we zien is dat de afgelopen jaren de gemiddelde contracttermijn is gestegen van drie jaar naar zeven tot tien jaar. Opdrachtgevers willen een goede leverancier graag behouden en koppelen een vaste contractduur van drie jaar vaak aan een prestatiebonus in de vorm van een contractduurverlenging van in totaal wel vijf jaar. Voorwaarde daarbij wel is dat in de uitvraag ook SMART gedefinieerde prestatiedoelstellingen opgenomen moeten zijn. Deze moeten tijdens de contractduur dan ook goed gemonitord en verifieerbaar zijn..

Randvoorwaarden schoonmaakaanbestedingen

Een laatste trend die we zien is dat de afgelopen jaren de gemiddelde contracttermijn is gestegen van drie jaar naar zeven tot tien jaar.

Er is een aantal goede randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan bij een aanbesteding.
Allereerst is het van belang om de juiste professionals te selecteren die de schoonmaakaanbesteding begeleiden. Een van de vereisten is dat zij over gedegen ervaring en inhoudelijke vakkennis beschikken op het gebied van schoonmaak. Alle aanbestedingsprocedures voor schoonmaak moeten een vanzelfsprekendheid zijn. Hierdoor wordt veel tijd bespaard en daaruit voortvloeiend ook hoge kosten. Daarnaast zijn er nog andere voorwaarden.

1. Dezelfde taal
Goede communicatie van groot belang. Alleen als beide partijen dezelfde taal spreken, is het mogelijk om krijgen wat je beoogt. Vermijd daarom onduidelijke specificaties of onrealistische eisen. In de huidige vechtersmarkt leidt dit eenvoudig tot overeenkomsten waarbij een opdrachtgever niet krijgt wat wordt beoogt.

2. De basis van succesvolle samenwerking
Als een ondersteunende partij is geselecteerd, wordt na een zorgvuldige inventarisatie de gunningssystematiek ontworpen, rekening houdend met de geldende normen en richtlijnen. Het is zaak om bij de uitvraag vooral rekening te houden met de contractperiode zelf. Wat ging er de vorige periode goed, wat kon beter. De positieve en negatieve leercurve van een organisatie moet zeker in het proces betrokken worden. Zo kunnen goede dingen worden behouden en mindere zaken worden verbeterd. Vervolgens worden alle ingrediënten vertaald naar een bestek.

3. Online publicatie
De documenten voor de schoonmaakaanbesteding worden online gepubliceerd, waarna de inschrijving van start kan gaan. Dit is voor alle partijen eenvoudig doordat het een volledig digitaal proces is. Alle eventuele vragen van inschrijvers worden altijd beantwoord in een nota van inlichtingen. Op basis van de gekozen gunningscriteria wordt de opdracht gegund.

4. Contractbeheer
Door veel tijd en aandacht te besteden aan de inrichting en uitvoering van het contractbeheer tijdens de overeenkomst met het schoonmaakbedrijf, weten alle partijen vooraf waar zij aan toe zijn. De afspraken zijn helder waardoor de kwaliteit wordt geleverd die is gevraagd en beoogd. Er wordt gezorgd dat de schoonmakers hun werk goed kunnen uitvoeren (denk aan het respecteren van de Code Verantwoord Marktgedrag schoonmaakbranche). Ook de uitgangspunten zijn duidelijk zoals het aantal gebouwen, oppervlakte in m2, resultaateisen en de wijze waarop met afwijkingen en contractaanpassingen wordt omgegaan. Dit alles komt de samenwerking ten goede waardoor er gebouwd kan worden aan een relatie voor een langere periode.

De kracht van ontzorgen
Is het bovenstaande hogere wiskunde? Nee, het is jarenlange praktijkervaring. Door samenwerkende partijen te ontzorgen, wordt ervoor gezorgd dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer content zijn met de gemaakte afspraken. En wanneer er onverhoopt iets wijzigt tijdens de contractperiode, wat eigenlijk vooraf al een gegeven is, dan kan men binnen de gemaakte afspraken eenvoudig wijzigingen aanbrengen, zonder dat dit tot discussie leidt. En als dit goed geregeld is, leidt dit tot langere contracten en tevredenheid bij zowel de opdrachtgever als het schoonmaakbedrijf. Kortom: aanbesteden is niet moeilijk, krijgen wat je beoogt wel.

Jan Halfman is directeur van MasterKey (www.masterkey.nl).