"Je moet als aanbestedende dienst een tijdje vooruit kunnen met het nieuw af te sluiten contract en partner", begint Atir het verhaal. "De aanleiding van een aanbesteding is vaak het aflopen van het huidige contract. Het is echter ook een moment om nieuwe kansen te benutten. Om de mogelijkheden van een aanbesteding ten volste te gebruiken geven we enkele tips en overwegingen mee."
Doelen en ambities formuleren
Een succesvolle match vraagt volgens Atir om duidelijke doelen en uitdagende ambities. "Wat moet bereikt worden met de aanbesteding en in welke context verkeer je als organisatie? Hoe concreter hoe beter in termen van huidige en gewenste situatie. Hoe groter de gap tussen huidig en gewenste situatie hoe uitdagender de uitvraag en hoe meer beroep op onderscheidend vermogen gedaan wordt in de markt. Dit betreft niet alleen kwaliteit en budget maar ook het totale samenwerkingsconcept."
Er worden veel aanbestedingen uitgevoerd maar juist de doelen en ambities maken een inschrijving specifiek, stelt het adviesbureau. "Partijen moeten weten waar ze ‘ja’ tegen zeggen. We zien enerzijds doelen in de lijn van back tot basic: organiseren en borgen dat het gewoon schoon is en gebouwbeheerders regelen dat vooral zelf in met de dienstverlener en juist dit moet dan optimaal gefaciliteerd worden met tools en management maar we zien ook grotere ambities op gebied van duurzaamheid en sociaal opdrachtgeverschap die alleen vanuit centraal beleid geborgd kunnen worden. Op welke wijze ondersteunt schoonmaak in de uitstraling en uitvoering deze thema’s."
Welke plek op welk moment schoon?
Voorafgaand aan de aanbesteding adviseert Atir goed te bekijken op welke wijze schoonmaak bijdraagt aan huidige en ook toekomstige keuzes ten aanzien van werkplekken. "Denk hierbij concreet aan welke plek op welke momenten schoon moet zijn en hoe intensief ruimten en werk/ontmoetings plekken naar verwachting worden gebruikt, met andere woorden hoe (on)voorspelbaar is de benodigde schoonmaak, wat zijn afbreukrisico’s en wat vraagt dit van de opstelling en organisatie van de schoonmaakpartner. Balans vinden in ambitie en haalbaarheid: wat kan de markt aan en in welk tempo?"
"Een overweging is hoe je om wilt gaan met bijvoorbeeld concepten als pay-per-use of flexibele inzet aansluitend bij het gebruik van het gebouw", zegt Atir. "Een payper-use concept is aantrekkelijk omdat je alleen betaalt naar behoefte. Is het gebouw of afdeling minder gebruikt dan wordt er ook minder schoongemaakt. Andersom geldt uiteraard ook. Om hier een succes van te maken is het belangrijk transparante afspraken te maken over de indicatoren waarlangs de inzet wordt vastgesteld, welke mate van flexibiliteit haalbaar is en hoe de financiële vertaling is."
Sensoren bieden meerwaarde
"We zien dat sensoren inmiddels ook hun waarde hebben gevonden voor het op maat inregelen van de schoonmaak", aldus het adviesbureau. "We verwachten dat deze databron nog veel meer betekenis gaat krijgen vanuit ervaringen die nu opgedaan worden. Er zijn zeker mogelijkheden om naar meer flexibiliteit en maatwerk te gaan maar er zijn ook beperkingen. Daarnaast hangt er aan nieuwe concepten ook een prijskaartje. Goed om de opties en uitgewerkte scenario’s aan de voorzijde van een aanbesteding duidelijk in beeld te hebben om daarmee geen ontwikkelingen te missen."
Single of multi-service
Gaat het alleen om schoonmaakonderhoud of is het aantrekkelijk de mogelijkheden van meerdere services mee te nemen in een bredere aanbesteding? Atir: "Denk hierbij aan terrein- en gevelonderhoud, sanitaire supplies maar ook restauratieve voorzieningen en afvalinzameling. Hier komen overwegingen om de hoek kijken voor één van de gangbare FM modellen of een innovatieve samenwerkingsvorm. Veelal wordt nog steeds gekozen voor een schoonmaakaanbesteding waarin enkele aanpalende services worden meegenomen. Wel wordt dan de intensieve samenwerking met andere FM-contractpartners als expliciet doel gesteld. Verwacht je een regie en leidende rol van de dienstverlener of vooral een actieve constructieve rol hierin. De behoefte hierin is zeer bepalend voor het managementprofiel en het managementbudget."
Grip versus loslaten
Telt alleen het resultaat van de uitvoering of zijn de inspanningen die gedaan worden ook van belang? Wanneer ben je tevreden en wat is nodig om ook intern duidelijkheid te kunnen verschaffen over verwachtingen aangaande hygiëne en schoonmaak? Op welke niveau wil je grip hebben en invloed uit kunnen oefenen? Wie is in de lead? Geef je het schoonmaakbedrijf alle kans het podium te pakken, of houd je toch graag grip? En als je het dan uit handen geeft, ben je dan bereid meer te betalen voor leiding. Is een objectleider of meewerkend voorman/vrouw nog nodig? En wat moet zijn rol dan zijn. Zouden schoonmakers zelf moeten signaleren welke schoonmaak nodig is? Dat maakt het werk een stuk breder en geeft ze een grotere kans tot doorgroeien/zelfontplooiing. De leiding faciliteert hier dan in. "Goed om te overwegen wat bij jou als klant past", aldus het adviesbureau.
Telt alleen het resultaat van de uitvoering of zijn de inspanningen die gedaan worden ook van belang?
Vertrouwen uitspreken
Wat maakt de aanbestedende dienst aantrekkelijk voor een potentiële schoonmaakpartner en wat doe je daar actief en bewust aan? Atir: "De markt vindt het prettig om samen op te trekken met hun klant, echt langdurig samen te werken en daarin te investeren. Duidelijkheid over het type organisatie, verwachtingen, cultuur en verbeelding van de samenwerking dragen bij aan een goede match tussen partijen. Oog voor de uitdagingen van elkaars organisatie en branche ondersteunen de samenwerking. Je kunt als opdrachtgever bijvoorbeeld veel doen voor de schoonmaakpartner om goede schoonmaakmedewerkers te werven voor het project door ze meer onderdeel te laten zijn van de klantorganisatie of ze mee te laten profiteren van personele arbeidsvoorwaarden als attenties, bekostigen van reisgelden en wat ruimte in te bouwen voor wat servicewerkzaamheden, etc. Door een lange contractduur aan te gaan wordt ook vertrouwen uitgesproken."
Aan wie gunnen?
Zoeken we een schoonmaker of zoeken we een veranderaar, stelt Atir een hamvraga. "Als de doelen helder geformuleerd zijn volgen de gunningscriteria als vanzelf: hoe worden de doelen bereikt rekening houdend met het vertrekpunt bij ingangsdatum. Net doen alsof er geen bestaande situatie is slaat de plank mis, het is juist de kunst doelgericht beweging te genereren in een bestaande situatie. We hebben in de branche te maken met personeelsovername in combinatie met een toenemende wens aan flexibele inzet en een excellente zichtbare daguitvoering. Welke partner heeft hiervoor het beste plan voor een passend budget? Het budget is een belangrijke factor voor de aantrekkelijkheid van een nieuw contract. Een realistische prijs is een gezond uitgangspunt waarbij rekening gehouden moet worden met de kosten van de gevraagd flexibiliteit."
Tot slot adviseert Atir een contractmonitorprogramma vast te stellen welke gezamenlijk jaarlijks wordt aangescherpt aansluitend bij de realisatie van de doelen en de roadmap voor het nieuwe jaar. "Aan de hand van data uit de monitor kan de effectiviteit van de samenwerking worden getoetst en kan bijgestuurd worden. Van belang is dat de monitoractiviteiten stimulerend werken en positief bijdragen aan de samenwerking en verbetering."
