Appreo is - van offerte, naar object, naar machtiging, naar planning, naar tijdregistratie, werkbonnen, kwaliteitsinspectie, facturatie en het klaarzetten van cao-verloningsuren - helemaal ontwikkeld als één centrale app. De beloofde winst voor schoonmaakbedrijven? Gemak, overzicht, transparantie en vooral: tijd.
Drie schoonmaakbedrijven testen planning en tijdsregistratie
Leon Reinshagen (rayonmanager bij Atalian), Mireille Jansen en Marcel Deters (respectievelijk directeur-eigenaar en schoonmaakmedewerker bij Libra Schoon) en Gerardo de Hond (operationeel manager bij 12BClean) gingen op onderzoek uit: biedt de software de uitkomst die het belooft? Valt er een beetje makkelijk mee te werken? Maakt het de levens van schoonmaakmedewerkers en diens leidinggevenden daadwerkelijk makkelijker of is het programma zo ingewikkeld dat het juist alleen maar tijd en frustratie kóst? En ziet het er ook nog een beetje flitsend uit? Want laten we eerlijk zijn… Het oog wil natuurlijk ook wat. Twee weken lang gingen de testers aan de slag met de modules digitale planning en tijdsregistratie in Appreo.
Handig om daarbij te vermelden: Appreo werkt in deze als het ware tweeledig. Enerzijds heb je de ‘achterkant’ van de software, waar leidinggevenden of kantoormedewerkers bijvoorbeeld de planningen maken. En anderzijds de ‘voorkant’, dus de app die de schoonmaakmedewerkers op de werkvloer gebruiken.
De testers
Reinshagen is bij Atalian medeverantwoordelijk voor innovatie, vertelt hij. “Momenteel zijn we aan het kijken of we de specialistische werkzaamheden kunnen digitaliseren. Het werken met papieren bonnen is echt niet meer van deze tijd. Dat is achterhaald. We kunnen als schoonmaakbedrijf niet achterblijven.” De vraag om Appreo te testen kwam dan ook op het goede moment.
Jansen en Deters sloegen de handen ineen voor deze test. Jansen en haar kantoorcollega’s aan de backend en Deters met de app op de werkvloer. “We hebben vaker nagedacht over digitalisering”, vertelt de directeur-eigenaar. “We zien dit soort apps weleens bij andere bedrijven voorbijkomen. Dat digitaliseren kwam er eerder niet van omdat we nog een vrij jong bedrijf zijn. We bestaan nu zo’n vier jaar. Dit voelde voor ons wel als een logisch moment om hier wat dieper in te duiken, nu corona achter de rug lijkt te zijn.”
De Hond heeft sinds een klein jaar de operationele touwtjes in handen bij 12BClean. Hij zocht een compleet softwaresysteem dat hem en zijn collega’s kan ontzorgen. “Er kwamen toen allerlei figuren bij ons op kantoor die dachten dat ze wel eventjes iets konden verkopen. Maar als ik geen klik voel, dan doen we geen zaken.” Met Appreo voelde hij die klik wel. “Geen mooie praatjes of gehakkel, maar duidelijke antwoorden op al mijn vragen. Daar houd ik van.” De Hond had Appreo dus al omarmd, maar besloot toch mee te doen met de test om het programma beter te leren kennen. Ook hij deelt zijn eerlijke mening.
Gebruiksgemak van de schoonmaakapp
“De specialistische reiniger die de app testte, was erg tevreden”, bijt Reinshagen het spits af. “Eerder gaven we de specialisten elke maandagmorgen de werkbonnen mee voor die hele week. Dat was foutgevoelig. Er raakte weleens wat kwijt. Nu staan alle klussen voor die week overzichtelijk en op volgorde in de app. Hij kan heel makkelijk zien: op maandag om 9 uur moet ik daar zijn en om 11 uur moet ik bij die klant zijn. Daarnaast kun je voor elke klus precies zien welke middelen en materialen je nodig hebt. Dat spreekt gewoon voor zich.”
De ervaringen van Deters waren over het algemeen positief. “Normaal gesproken krijgen we losse papiertjes mee, soms wel zes of zeven. Dat is onoverzichtelijk. Het fijne van deze app is dat je heel goed kan zien wanneer je waar moet zijn, inclusief adres en zelfs navigatie in de app.” Jansen vult aan: “Het is heel gebruiksvriendelijk en makkelijk om mee te werken. Ik verwacht dat er in eerste instantie wel wat tegengesputterd gaat worden als we besluiten om dit bedrijfsbreed in te voeren. Een paar medewerkers zullen het vast onzin vinden of ingewikkeld. Maar ik heb er alle vertrouwen in dat dat wel goedkomt zodra ze doorkrijgen hoe makkelijk het is.”
Kwestie van wennen
De schoonmaakmedewerker liep wel tegen wat praktische zaken aan. “Ik ben bijvoorbeeld niet gewend om op ‘start’ te drukken zodra ik ergens begin met werken. Of op ‘stop’ als ik klaar ben. Dat ben ik ook weleens vergeten.” Daarnaast stonden niet alle opdrachten goed in het systeem. Deters: “Ik werk bijvoorbeeld bij een zorginstelling met allerlei verschillende woongroepen. De ene woongroep moet twee per week schoongemaakt en de ander elke dag. Daar ging nog weleens iets mis. Dan stond een bepaalde woning er opeens helemaal niet in. Maar goed, dat is allemaal een kwestie van wennen.”
De Hond herkent dit soort praktische issues wel. “Dan was opeens de telefoon van de medewerker leeg. Of vergat ze om uit te klokken. Inderdaad even wennen.” Hij voegt daar nog aan toe: “Je moet goed nadenken over hoe je het gebruik van dit systeem introduceert bij de medewerkers. De eerste reactie bij ons was dat we hen wilden controleren. Terwijl dat natuurlijk niet het geval is. Dus ik zei: ‘Wacht even met conclusies trekken. Deze app is een hulpmiddel die júllie moet gaan helpen.’ En toen dat stukje twijfel eenmaal weg was, vonden ze het een mooi en duidelijk systeem.”
Gebruiksgemak backend
“In het begin was het even puzzelen om de planningen erin te krijgen. Maar als je eenmaal de modus hebt gevonden, dan kan een kind de was doen”, zegt De Hond. Lachend: “Soms voelde ik me net een kneus. Dan moest ik voor de derde keer naar de servicedesk bellen met precies dezelfde vraag, omdat ik het antwoord in de tussentijd alweer vergeten was. Gelukkig blijven ze geduldig en leggen ze het telkens keurig uit. Dat komt doordat je dit er een beetje bij doet, omdat het zo druk is. Tien minuutjes hier, tien minuutjes daar. Als je er een keer een hele middag mee bezig kunt zijn, dan is het een heel ander verhaal. Het is simpel, maar dat kwartje moet wel vallen.”
Hij voegt daar nog aan toe: “Waar ik persoonlijk wel tegenaan loop, is dat er voor de backend geen app voor op de telefoon beschikbaar is. Daardoor is het lastig voor mij om bijvoorbeeld de planning even aan te passen als ik onderweg ben. Dat vind ik een gemis.” De app is wel beschikbaar voor op tablets, naast dat het programma uiteraard gewoon via de PC werkt.
Implementatie
Reinshagen: “Aan de backend vond ik het lastig om alles in het systeem te krijgen, maar dat komt misschien ook doordat ik maar een uurtje uitleg heb gehad in plaats van de complete workshop. Appreo vroeg ons om tien klanten door te geven en zij zouden die vervolgens voor ons in het systeem zetten. Maar ik besloot om het anders aan te pakken en zelf alle klanten voor die ene medewerker erin te zetten, zodat we gewoon de complete planning voor die twee weken erin hadden staan. Ik wilde weten hoe het werkt en dat was wel even puzzelen.”
Goed om te weten is dat wanneer een schoonmaakbedrijf klant wordt bij Appreo, alle benodigde gegevens in het systeem worden gezet en klaarstaan bij de start van het gebruik. Alle data worden geïmporteerd of er vindt een koppeling plaats met het boekhoudsysteem. Voor deze test met het Service Management reviewpanel werden ‘slechts’ tien klanten en tien werkbonnen in het systeem ingevoerd. Daarnaast krijgen klanten ook twee uitgebreide workshops (die duren allebei een dag) ter instructie, eentje voor de backend en eentje voor de rayonleiders. De testers kregen een kortere introductie van in totaal één uur.
Efficiency
Jansen en Deters zien de potentie van het systeem. Jansen: “Ik denk dat het vooral op kantoor veel tijd en frustratie scheelt. De planningen schieten bij ons alle kanten op. We maken op vrijdag de planning voor de week erop, maar vaak is die op maandag alweer compleet anders. Met zo’n programma kun je dat makkelijk aanpassen. Er gaat nu best veel tijd verloren met sommige zaken. Op vrijdag komende medewerkers om hun gewerkte uren op urenbriefjes in te vullen en die gaan dan de map in voor de verloning aan het eind van de maand. Daarnaast gaan de opdrachtbonnen in een dikke envelop die langsbrengen bij de opdrachtgever, waar we als onderaannemer voor werken, ter controle. Op de ouderwetse manier. Al hoewel je op die manier natuurlijk wel persoonlijk contact houdt met de klant. Misschien dat het wat afstandelijker wordt als alles digitaal gaat. Daar moeten we dan onze weg weer in vinden.”
Ook handig volgens de twee collega’s van Libra Schoon: de mogelijkheid om foto’s in de app te uploaden. Jansen: “We vragen onze medewerkers altijd om foto’s te maken bij de klant. Dan komen er in één keer dertig foto’s binnen en een kwartier later weer, maar dan van een andere klant. Dan raak je snel het overzicht kwijt. Het is fijn dat je in dit systeem alles overzichtelijk op één plek hebt. Je ziet direct welke foto bij welk object hoort.”
Scheelt gepuzzel
“In deze testfase van twee weken levert het nog niet zoveel op”, beschouwt Reinshagen. “Maar als straks de planning voor het hele jaar erin staat, dan kan ik me zeker voorstellen dat het tijd en gemak oplevert. Je bent eerst misschien even heel druk om voor onze 26 specialistische reinigers alles erin te zetten, maar daarna scheelt het wekelijks een heel gepuzzel.” Hij voegt daaraan toe: “Omdat wij nu ook al met andere boekhoudprogramma’s werken, zou het fijn zijn als die allemaal met elkaar zouden koppelen. Omdat ons systeem niet met Appreo wil koppelen, moeten wij namelijk alsnog achteraf de uren uit het systeem halen, boeken op de persoon en de facturatie naar de klant sturen. Uiteindelijk wil je dat dit ook allemaal automatisch gaat.” Appreo koppelt verder wel met alle bekende boekhoudsystemen.
De Hond zegt: “Nu staan we nog te erg aan het begin van de implementatie om echt tijdswinst op te leveren. Maar ik zie echt de meerwaarde ervan in, omdat je alles aan elkaar kunt linken. Het is een kwestie van bouwen. Hoe meer je ermee werkt, hoe meer meerwaarde je krijgt.”
Prijskwaliteitsverhouding
Als je van Appreo gebruik wilt maken dan kan dat vanaf 4,95 euro per maand, per medewerker. Voor dat bedrag heb je een basisabonnement en beschik je alleen over de software voor op de PC. Als je ook de grafische Appreo Planning module en de Appreo Mobiele App voor de schoonmaakmedewerkers erbij wilt, dan kan dat voor een bedrag vanaf 9,95 euro per maand, per medewerker. Het premium-abonnement, dat onze testers hebben uitgeprobeerd, kost 12,95 euro per maand, per medewerker. Daarvoor krijg je extra functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om foto’s te uploaden en om het verbruik van materialen en middelen per object bij te houden.
Jansen: “We zijn voorzichtig met financiële uitgaven en denken daar altijd goed over na. Helemaal na de coronaperiode, want dat was wel spannend. Dit soort systemen zijn vaak erg duur, maar Appreo vind ik meevallen. Voor die prijs krijg je veel.” “We willen natuurlijk nooit te veel betalen”, zegt De Hond. “We hebben bij meerdere bedrijven onderzoek gedaan en Appreo kwam er als beste uit. Ik vind de prijskwaliteitverhouding sterk.” “Lijkt me een normaal bedrag”, oordeelt Reinshagen nuchter. “Het kost wat, maar uiteindelijk verdien je dat ook weer terug.”
Uiterlijk
“Eigenlijk vind ik het uiterlijk niet belangrijk”, zegt Deters. “Zolang het maar niet irritant of storend is. Deze app is gewoon prima. Het is overzichtelijk en niet te druk of schreeuwend, met allerlei kleurtjes of kinderachtige plaatjes.” “Het uiterlijk is niet flitsend, maar dat hoeft ook niet. Het is duidelijk, functioneel en overzichtelijk. Alles is makkelijk te vinden”, aldus Reinshagen. En De Hond als laatste: “Het is fris, helder en overzichtelijk. Het creëert een bepaalde rust voordat je begint.”
Concluderend oordeel
Wat is het eindoordeel van de drie testers? “Ik zie de toegevoegde waarde ervan in. Ik denk dat je één keer heel druk bent met invoeren, maar daarna scheelt het veel tijd. Al met al is het een mooi systeem. Wel vind ik het jammer dat de facturatie naar onze klant niet automatisch gaat doordat ons boekhoudsysteem niet met Appreo wil koppelen ”, concludeert Reinshagen. Jansen zegt: “We gaan zeker nadenken over een eventuele verdere samenwerking met Appreo. Daar zal wel wat tijd over heengaan, want we zijn niet impulsief met dit soort aanschaffen. Ik geloof dat het goed kan zijn voor ons bedrijf, maar dan moeten we wel eerst goed leren omgaan met het programma.” En als laatste, De Hond: “Ik kijk ernaar uit om dit systeem verder uit te rollen in ons bedrijf. We zitten momenteel in de overgangsfase en willen dit voor iedereen gaan gebruiken.”
Dit artikel is gesponsord door Appreo
