LEES OOK: Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten
Opdrachtgevers in schoonmaak gaan steeds meer voor kwaliteit
Rob Toorenburgh, senior adviseur bij Atir, schetst meteen het umfeld. “Inkopers van schoonmaak die puur en alleen voor de laagste prijs gaan, zien we, mede onder invloed van de code, steeds minder. Nu de economie beter draait, gaan ook meer opdrachtgevers voor kwaliteit, het inkopen van waarde en denken zij breder na over het sociale gezicht, hun eigen identiteit en rol hierin. Zij zijn zich over het algemeen bewust van de problematiek waarover de stakingen gingen en hebben deze werkonderbrekingen nog vers in het geheugen.”
‘Soms gingen schoonmaakbedrijven veel te ver om omzet binnen te halen’
Met problematiek doelt Toorenburgh op de prijzenstrijd die de schoonmaak jarenlang in zijn greep hield en waarmee de druk op de schoonmaakmedewerkers kwam te staan. Een race to the bottom, waarbij volgens de adviseur partijen de neiging hadden laag in te schrijven om een punt van de taart te bemachtigen. “Soms gingen schoonmaakbedrijven veel te ver om omzet binnen te halen. Dit uitte zich in een te grote werkdruk voor de schoonmaakmedewerkers die in een te krap urenpakket hun werkzaamheden moesten uitvoeren. Je hebt nu eenmaal een bepaald rendement nodig voor je bedrijfsvoering en de vernieuwing daarin.”
Nu worden bewustere keuzes gemaakt, zegt Toorenburgh. “Schoonmaakbedrijven schrijven reëler in en kiezen er soms zelf voor om niet in te schrijven als het een onrealistische uitvraag betreft. En ook opdrachtgevers zijn doordrongen dat ze als opdrachtgever een verantwoordelijkheid hebben en schoonmaakmedewerkers de ruimte moeten geven om hun vak op een verantwoorde manier te kunnen uitvoeren” Tijd voor sociaal aanbesteden. Met aandacht voor mens, milieu, maar ook rendement.
Fundamenteel is de verandering naar dagschoonmaak
Wie namelijk een goede prijs betaalt, ziet dat volgens Toorenburgh bijvoorbeeld terug in het opleiden van personeel. “Fundamenteel is de verandering naar dagschoonmaak, waardoor de schoonmaakmedewerker zichtbaarder wordt. Deze kan tijdens kantoortijden aan de slag, en heeft daardoor vaker contact met kantoorgebruikers. Dat vraagt interactie en door goede training kunnen zij hier goed invulling aan geven.”
LEES OOK: Succesvol inschrijven op een schoonmaakaanbesteding doe je zo
Ook de meer resultaatgerichte benadering van schoonmaak verdient aandacht voor de mensen die het resultaat moeten opleveren. Opdrachtgevers stellen dan ook in hun aanbestedingen steeds vaker een opleidingsplan verplicht. In aanbestedingen waarin prestatie-inkoop voorop staat, komen schoonmaakbedrijven er als expert vaak al zelf mee. Opleidingen die passen bij hetgeen de opdrachtgever wil in het contract.
‘Als schoonmaakbedrijf kun je in de aanbesteding geen beloften doen die je niet nakomt’
Dat herkent Rob van Gerven, contract- en leveranciersmanager bij de Universiteit van Utrecht. “Je moet een leverancier de ruimte gunnen zodat deze binnen de mogelijkheden kan investeren in opleiding, machines en materialen. Om de gewenste kwaliteit ook daadwerkelijk te kunnen krijgen.” De Universiteit Utrecht heeft daarom in principe voor een acht jaar durend contract gekozen. Daar staat tegenover dat er elk jaar een evaluatiemoment is. “Haal je je prestatie-indicatoren, dan verlengen we. Mocht dat niet zo zijn, dan is het schoonmaakbedrijf aan zet om een verbeteringscyclus in te zetten om te zorgen dat het toch in orde komt. Maar het ultieme zware middel kan zijn dat we het contract beëindigen. Als schoonmaakbedrijf kun je in de aanbesteding geen beloften doen die je niet nakomt. Dat vind ik het voordeel van deze werkwijze.”
Juiste schoonmaakbedrijf op de juiste plek
Een contract van acht jaar is het uitgangspunt, benadrukt Van Gerven. De universiteit kent vier facilitaire regio’s die allemaal facilitair management hebben. Twee schoonmaakbedrijven zijn actief bij de onderwijsinstelling. Dat zijn Westerveld en Asito. “We hebben deze aanbesteding in de markt gezet in 2015 toen er nog vrij veel wantrouwen was. We wilden toen bewust niet afhankelijk zijn van één bedrijf. Daarbij komt dat we erg diverse ruimten hebben. Van veel logistieke gebouwen tot aan laboratoria in het Utrecht Science Park die een andere aanpak vergen. We wilden daarom het juiste schoonmaakbedrijf op de juiste plaats. We kwamen van zeven schoonmaakbedrijven, dus dit was al een slag.”
‘Door geen prijsaanbieding van inschrijvers te accepteren, konden we alleen op kwaliteit gunnen’
Van Gerven komt met tips. “Wie sociaal wil aanbesteden, moet niet alleen voor een langdurig contract aangaan, maar ook de prijs binnen een bandbreedte vastleggen. Ikzelf ging nog verder door een vaste prijs neer te leggen. Om de prijs te bepalen heb ik een calculatie neergelegd, maar ik heb daarnaast twee schoonmaakmakelaars om een calculatie gevraagd. Per gebouw hebben we de prijs berekend. We hielden onder meer rekening met verschillende gebouwen, een verschillende machine-inzet en met de hoeveelheid leidinggevenden. Het bijzondere was dat we, onafhankelijk van elkaar per regio, vrijwel op hetzelfde uitkwamen. Daarmee hebben wij de prijs voor de schoonmaak vastgelegd. Wij wilden geen prijsaanbieding van de inschrijvers meer. We konden zo alleen op kwaliteit gunnen. In de voorstellen was wel ruimte voor efficiëntieverbetering, maar dat mag niet ten koste gaan van de schoonmakers. Daarom moeten de schoonmaakbedrijven de werkdruk elk jaar meten en met ons delen.” Dagschoonmaak had de universiteit al ingevoerd. “Al twintig jaar.”
LEES OOK: Goed aanbesteden van schoonmaak: “Het is mensenwerk!”
Het schoonmaakbedrijf als specialist zien
Leonie van der Zanden is hoofd van de afdeling HAS Services van HAS Hogeschool. Onder haar verantwoordelijkheid vallen de vakgebieden Facilitair en ICT. “We zitten op dit moment net in de overgangsperiode. Sinds 1 oktober is, na een Europese aanbesteding, hier een nieuw schoonmaakbedrijf aan de slag en gaan we van inspanningsverplichting naar resultaatgericht schoonmaken. Waar het om draait is dat we het schoonmaakbedrijf als specialist willen zien. Of een schoonmaker nu tien of twintig minuten over een kamer doet, daar gaan wij niet over. We willen uiteindelijk een schoonmaakresultaat hebben. We hebben daarom, met inachtneming van de eisen vanuit Europese wetgeving, schoonmaakbedrijven uitgedaagd om met hun plan van aanpak, specifiek voor onze hogeschool, te komen. We hebben wel de kwaliteit die we willen hebben gedefinieerd aan de hand van meetmomenten van de klanttevredenheid en de VSR-kwaliteitscontroles.”
‘Het moeilijkste van schoonmaken bij de hogeschool is de planning’
De hogeschool gaat in eerste instantie ook uit van een contract van zeven jaar, maar heeft eveneens elk jaar een evaluatiemoment. Het moeilijkste van schoonmaken bij de hogeschool is volgens Van der Zanden de planning. “Iedere week is anders. De ene week is het tentamenweek, dan volgt een onderwijsweek, waarna is het weer vakantie. Hoe ga je daar als schoonmaakbedrijf mee om? Dat is een uitdaging.” Ook HAS Hogeschool prevaleert dagschoonmaak. “Dat kan bij openbare ruimtes en in de kantoren prima, maar leslokalen gaan om half negen in gebruik. Die moeten dus voor die tijd worden schoongemaakt.”
HAS Hogeschool wilde vanuit partnerschap met het schoonmaakbedrijf een sociale aanbesteding neerzetten. “We willen dus een lange relatie opbouwen. Dat is het vertrekpunt. Als je dat vertrekpunt hebt, zit je al heel anders in de wedstrijd dan als je omschrijft wat er allemaal moet gebeuren. Automatisch wordt het dan sociaal inkopen, omdat het niet gaat om een scherpe prijs. Maar bijvoorbeeld om hoe je met je personeel omgaat, social return, de communicatie met ons als opdrachtgever en met onze klantgroepen.”
Ook plaats voor conciërges en cateringmedewerkers
Social return. De twee woorden zijn gevallen. HAS Hogeschool werkt samen met de WeenerGroep. Medewerkers daarvan bezorgen de post bij de hogeschool. “Maar ook conciërges en cateringmedewerkers geven we een plaats.” Binnen de schoonmaakaanbesteding konden partijen punten op social return scoren. “Asito heeft daarvoor een concreet voorstel gedaan. Als iemand bij natuurlijk verloop weggaat, wordt de vacature opgevuld met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat om verdringing te voorkomen.”
LEES OOK: 7 punten die opdrachtgevers duidelijk moeten formuleren in bestek schoonmaakaanbesteding
Ook de Universiteit van Utrecht doet aan social return. Van Gerven: “Binnen schoonmaak hebben we inmiddels vijf mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de schoonmaak rondlopen.”Daarnaast hamerde de universiteit bij de aanbesteding op arbeidscontracten van minimaal vier uur. Van Gerven: “Dat leverde discussies op met schoonmaakbedrijven, vooral over hun planning, maar toch hebben we er aan vastgehouden. Zodat medewerkers niet een uur heen en een uur terug moeten reizen om hier twee uur schoon te maken.”
In diezelfde hoek zit de te grote span of control van een rayonmanager. “Als het goed gaat zie je hem niet. Dat was een veelgehoorde klacht van schoonmakers. We hebben daarom per regio een leidinggevende die zowel de belangen van het schoonmaakbedrijf en haar medewerkers als onze belangen in de gaten houdt. Dat is echt een rots in de branding.”
Een goede werkgever willen zijn
Wie sociaal wil aanbesteden, moet schoonmaakbedrijven de ruimte geven hun expertise in te vullen. Maar daarbij gelijk als opdrachtgever de grenzen aangeven. Zoals HAS Hogeschool en de Universiteit Utrecht hebben gedaan. Toorenburgh: “Eigenlijk gaat het erom dat je, ook voor uitbestede diensten, een goede werkgever wilt zijn. In de breedste zin van het woord.” Van Gerven: “We gaan dan ook uit van een simpele regel: als de schoonmakers bij ons in dienst waren geweest, wat hadden we dan gedaan? Dat gaat ook over basale zaken. Een pas voor gratis koffie uit onze nieuwe koffieautomaten bijvoorbeeld. Of een attentie met Kerst. Ook dat is sociaal.”
LEES OOK:
Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten
Aanbesteden schoonmaak: wat is een abnormaal lage inschrijving?
