Mis niks en meld je aan voor de Service Management nieuwsbrief

Aanmelden

Van lastige schoonmaaksituaties valt veel te leren: “Veiligheid vraagt open gesprekscultuur”

Het schoonmaken van een laboratorium is geen sinecure. Vooral in ruimten waar gewerkt wordt met biogenetisch materiaal en radioactieve straling, staan grote veiligheids- en gezondheidsrisico’s op het spel. Bij een aanbesteding moet dan ook altijd extra aandacht aan dit soort risico’s worden besteed. Maar ook wanneer dat is gebeurd, kan de schoonmaak in de praktijk totaal anders uitpakken dan was voorzien. Dat bleek nadat een toonaangevende onderzoeksinstituut dit werk op een gedegen manier had aanbesteed. Bert de Vos*, contractmanager bij het onderzoeksinstituut, blikt erop terug. Wat valt hiervan te leren?Volg Service Management op LinkedIn:

Het verhaal speelt zich af op een instituut met verschillende laboratoria en technische ruimten. In enkele van die laboratoria worden testen gedaan met genetisch gemodificeerde organismen. De Vos: “Dit zijn materialen die nooit in de natuur terecht mogen komen. In andere ruimten staat röntgenapparatuur. Hier wordt gewaarschuwd voor radioactieve straling. Veel van de ruimten moeten worden schoongemaakt met desinfecterende middelen. Daar mag je alleen mee werken als je persoonlijke beschermingsmiddelen draagt, zoals goed sluitende gelaatsmaskers.”

Bijzondere ruimten met veiligheids- en gezondheidsrisico’s

Enkele jaren geleden besteedde het instituut het schoonmaakwerk op al haar locaties aan. Bij elkaar gaat het om zo’n 100.000 m2 waarvan naar schatting een vijfde deel bijzondere aandacht vraagt in verband met de grote veiligheids- en gezondheidsrisico’s. Als onderdeel van de selectieprocedure moesten de inschrijvers die hele oppervlakte voor één keer in haar geheel schoonmaken. Uiteindelijk kwam er een schoonmaakbedrijf uit de bus die dit op alle fronten het beste deed, dus óók in de bijzondere ruimten die een keer per maand een algehele schoonmaakbeurt krijgen.

“We wilden meer verantwoordelijkheid neerleggen bij het schoonmaakbedrijf. Resultaatgericht schoonmaken was het motto.”

De Vos: “Besloten werd om de aanbesteding aan te grijpen om meer verantwoordelijkheid neer te leggen bij het schoonmaakbedrijf. Resultaatgericht schoonmaken was hierbij het motto. Dit vanuit de gedachte dat het schoonmaakbedrijf de specialist is in zijn vakgebied. Ook wat betreft de veiligheid hoopten wij dat ‘vreemde ogen’ zouden ‘dwingen’. Hoewel onze onderzoekmedewerkers goed bekend zijn met laboratoriumsituaties en gemiddeld genomen hoger opgeleid dan schoonmakers, blijken zij op het vlak van schoonmaak nogal eens nonchalant. Dan is het niet vreemd te veronderstellen dat professionele schoonmakers de veiligheidsprotocollen in dit soort ruimtes meer gedisciplineerd zullen volgen.”

Arbeidsinspectie kwam poolshoogte nemen

Toen de schoonmakers aan de slag gingen, bleek dat zij in een aantal gevallen onbeschermd toegang kregen tot ruimten met radioactieve straling. Niet alle schoonmakers waren zich hiervan bewust. Diegenen die dat wel waren, durfden dit niet te melden bij hun direct leidinggevende. De enkeling die dat wel deed, vond geen gehoor. Dat was voor de betrokkene reden om dit aan te kaarten bij zijn vakbond. Deze heeft de Arbeidsinspectie ingelicht die onmiddellijk poolshoogte kwam nemen.

Bij het bezoek van de Arbeidsinspectie kwam er meer aan het licht. De persoonlijke beschermingsmiddelen die de medewerkers moesten dragen om zich te weren tegen gevaarlijke stoffen, bleken niet voldoende. Verder waren de laboratoriummedewerkers onvoldoende alert op de risico’s die de schoonmakers liepen bij het reinigen van hun ruimten. De Vos: “Wie zich niet aan het protocol houdt, moet natuurlijk worden weggestuurd, maar dat is hier niet gebeurd.”

Hand in eigen boezem

De Arbeidsinspectie maakte een rapport op en bracht dat onder de aandacht van het onderzoeksinstituut. Het instituut nam de zaak niet licht op. Sterker: ze stak direct de hand in eigen boezem en nam daarmee een belangrijk principe serieus. Als opdrachtgever behoor je namelijk een schoonmaakcontract zodanig te managen dat de verwachtingen ook gedurende de looptijd van het contract worden waargemaakt. Dat luistert extra nauw wanneer de veiligheid in het geding is.

Het schoonmaakbedrijf bespreekt de kwaliteitsaspecten van het schoonmaken van bijzondere ruimten nu vaker met de direct leidinggevenden op locatie

Kwaliteit bespreken met schoonmaakbedrijf

De eigen medewerkers kregen te horen dat protocollen onder alle omstandigheden moeten worden nageleefd. Ook werd onmiddellijk contact opgenomen met het management van het schoonmaakbedrijf. Ook het schoonmaakbedrijf heeft de zaak uiteindelijk serieus genomen. Het naleven van het protocol is nu ook een vast halfjaarlijks gespreksonderwerp met het schoonmaakbedrijf. Dit laatste bedrijf heeft er ook voor gezorgd dat dat de schoonmakers voortaan de juiste beschermingsmiddelen moeten krijgen. En het bespreekt de kwaliteitsaspecten van het schoonmaken van bijzondere ruimten zoals laboratoria, nu ook vaker met de direct leidinggevenden op locatie. Alle medewerkers worden nu nadrukkelijk uitgenodigd om onveilige situaties voortaan te melden.

De Vos: “Alle partijen hebben hiervan geleerd en dat heeft de zaak ter plekke direct verbeterd. Ga ik een laagje dieper, dan haal ik tal van leerpunten uit dit verhaal waar anderen in soortgelijke situaties ook veel aan hebben.”

Leerpunt 1: Veiligheid vraagt om een open gesprekscultuur

“Open communicatie is er zo een. De schoonmakers voelden wel dat hier iets niet klopte, maar durfden dat niet aan te kaarten. Wellicht was er angst om hierop afgerekend te worden. Wie het wél aankaartte bij de direct leidinggevende, kreeg daarop geen gehoor. Wanneer mensen het gevoel krijgen dat hun klachten onder het tapijt worden geveegd, moet je niet vreemd opkijken wanneer zij dit bij hun vakbond gaan melden.

Leerpunt 1 is dan ook voor direct leidinggevenden: Zorg voor een open gesprekscultuur en neem elke klacht serieus. De afhandeling van zo’n klacht kost wel even tijd en aandacht, maar het grote voordeel is dat je mensen zich direct serieus genomen voelen en dat je er erger mee voorkomt, zoals uit deze casus blijkt.”

Leerpunt 2: Het protocol als gesprek van de dag

“Protocollen die zijn ingesteld om de veiligheid en gezondheid te waarborgen zijn er niet voor niets. Wat mij betreft worden die protocollen het gesprek van de dag. Om dit te bevorderen zou je informatieve ‘veiligheidsrondes’ kunnen organiseren. Het zou in elk geval een vast punt van overleg moeten zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en tussen leidinggevende en werknemer. Vergelijkbaar met de toolboxmeetingen die voor VCA gehouden moeten worden. Uiteindelijk moet iedereen – medewerkers, leidinggevenden en managers bij zowel opdrachtgever als schoonmaakbedrijf – weten dat veiligheidsprotocollen bestaan en waar nodig moeten ze ook continu alert zijn dat ze worden nageleefd.”

Leerpunt 3: Angst is een slechte raadgever

“Angst is een slechte raadgever. Wanneer medewerkers bang zijn om gevaarlijke situaties te melden, houden ze onbedoeld die gevaarlijke situatie in stand. En dat kan ten koste gaan van hun eigen veiligheid en gezondheid en ook hun werkgever op hoge kosten jagen. Daarom moet het management – zowel bij de opdrachtgever als bij het schoonmaakbedrijf – zorgen voor een werksfeer en -cultuur waarin iedereen zich veilig voelt. En waarin gestimuleerd wordt om zaken te melden die niet in de haak zijn.”

Leerpunt 4: De veiligheidsvoorschriften begrijpen

“Veel schoonmaakmedewerkers hebben een niet-Nederlandse achtergrond. Velen zijn de Nederlandse taal onvoldoende machtig. Waar het gaat om de veiligheid en de gezondheid is dat ontoelaatbaar. Zorg er als daarom als opdrachtgever en werkgever voor dat schoonmakers van bijzondere ruimtes als deze, de regels en richtlijnen t.a.v. veiligheid begrijpen. Als schoonmakers de Nederlandse taal onvoldoende machtig zijn, kan dat door te werken met pictogrammen. Verder zou een opleiding Nederlandse taal aangeboden kunnen worden. Belangrijk is dat er geen compromissen gesloten worden t.a.v. de veiligheid. Begrijpt een werknemer de voorschriften niet, laat hem of haar dan niet in die specifieke ruimte werken.”

Leerpunt 5: De juiste leidinggevende op de juiste plek

“In dit geval was de direct leidinggevende zich veel te weinig bewust van zijn belangrijke verantwoordelijkheid om signalen serieus te nemen en door te geleiden naar een hoger niveau. Met name bij de schoonmaak van bijzondere ruimtes als laboratoria, is dat levensgevaarlijk. Schoonmaakbedrijven zouden daarom heel goed moeten nadenken welk type leidinggevende zij op welke plek stationeren.”

Leerpunt 6: Goed contractmanagement is vakwerk

“Het is goed om te vertrouwen op het vakmanschap van het schoonmaakbedrijf vanuit het motto ‘zij zijn de specialist en hebben vakmensen in dienst’. Voor de opdrachtgever is het belangrijk dat je regelmatig informeert of de uitvoer van de schoonmaakwerkzaamheden op een veilige manier worden uitgevoerd. Blijf alert. Informeer regelmatig bij het schoonmaakbedrijf welke maatregelen zijn getroffen om hun medewerkers veilig te laten werken. Wees kritisch en vraag om voorbeelden van maatregelen of ga ter plekke kijken of de theorie overeenkomt met de praktijk. Ga ook het gesprek aan met je eigen organisatie. Neem periodiek de protocollen met de betrokkenen onder loep. Zijn ze nog actueel en sluiten ze nog goed aan bij de werkzaamheden die in het lab worden uitgevoerd. En tot slot ga het gesprek aan met de schoonmakers. Die gesprekken zijn voor een opdrachtgever vaak heel leerzaam.”


*Dit artikel is geschreven door de Commissie achter de Code Schoonmaak en is gebaseerd op een waargebeurd verhaal waar alle betrokkenen van hebben geleerd. Om hun reputatie te beschermen is de casus geanonimiseerd. Er zijn geen of enkel fictieve namen genoemd.


Laatste nieuws

Specialisme

Partners