Wil jij schoonmaakproducten testen?

Word lid van ons testpanel!

Digitalisering schoonmaak: tablet op de werkwagen

Schoonmaak digitaliseert en die digitaliseringslag is niet alleen voorbehouden aan het grootbedrijf. Allerminst. Zelfs mkb-bedrijven plaatsen tablets op hun werkkarren of voorzien hun hele schoonmaakproces van software.

Toch hebben nog lang niet alle mkb-ondernemers zicht op wat de mogelijkheden zijn, stelt Sebastiaan van der Vinne van softwareleverancier Leviy. “Maar ze hebben vaak wel het idee dat ze iets met digitalisering moeten en zijn op de één of andere manier getriggerd.” Het mkb wil daarbij geen ellenlang implementatietraject, maar juist een basismodule waarin zaken als de DKS, het bezoeksverslag en de klachtenmeldingen zijn geregeld. Van der Vinne: “Grotere schoonmaakbedrijven, top 20-spelers, gaan juist meer voor het digitaliseren van complexe processen, bijvoorbeeld bij de housekeeping van een hotel of een ziekenhuis.”

Schoonmaakbedrijven gebruiken digitalisering om voorsprong te behalen

Het is volgens Van der Vinne bijzonder om te zien dat die grotere spelers digitalisering gebruiken om commercieel een voorsprong te behalen. “Bijvoorbeeld door een dashboard van de schoonmaakprestaties aan de opdrachtgever aan te bieden. Je ziet ook dat grote opdrachtgevers op hun beurt in aanbestedingen vragen naar hoe het schoonmaakbedrijf met ict omgaat. Ze kunnen dus niet om digitalisering heen en dat willen ze ook niet.” Het mkb kiest vaak voor praktische, makkelijk in te voeren automatisering. “Bijvoorbeeld voor aanwezigheidsregistratie, zodat het schoonmaakbedrijf weet dat de schoonmaker daadwerkelijk op locatie is geweest.”

Nederland loopt voorop in digitaliseren schoonmaak

Nederland loopt volgens Van der Vinne in Europa voorop als het gaat om het digitaliseren van schoonmaak. “In Duitsland en België staat digitalisering nog in de kinderschoenen. De markt van het uitbesteden van schoonmaak aan een schoonmaakbedrijf, is in Groot-Brittannië vergelijkbaar met die van Nederland. Met uitzondering van het feit dat ze daar vijf jaar achterlopen wat betreft marktwerking. Daar wordt bij aanbesteding van schoonmaakcontracten alleen naar prijs gekeken, terwijl wij dat met de komst van de code verantwoordelijk marktgedrag min of meer achter ons hebben gelaten. In Groot-Brittannië krijgen we dus als eerste de vraag hoeveel de software kost. In Nederland zien we digitalisering als een professionaliteitsslag of kwaliteitsslag. Je bent minder tijd met administratieve processen bezig, waardoor je die uren anders, bijvoorbeeld in hospitality, kan inzetten.”

Schoonmaakbedrijf van 4.000 medewerkers

Thim Thyssen is business development manager van Buttons for Cleaners, dat in België software voor planning en facturering aanbiedt. “Voor bedrijven die twee medewerkers in dienst hebben tot aan middelgrote organisaties… Ik was operations manager van Laurenty in Vlaanderen, dat behoort tot een schoonmaakbedrijf met 4.000 medewerkers in heel België. Ik was op zoek naar software voor ons bedrijf en kwam toen Buttons for Cleaners tegen. Ik besloot daarop twee jaar geleden een overstap te maken naar het softwarebedrijf, omdat ik vond dat ze met bijzondere dingen bezig waren. Tegenwoordig hebben we zowel een ERP-systeem dat alle schoonmaakprocessen binnen een bedrijf ondersteunt in huis, als ook een lightversie voor schoonmaakbedrijven, glazenwassers en industriële reinigers. Van klein tot groot…”

Uitbestede schoonmaak nog niet zo doorontwikkeld

Het bedrijf is vooral actief op de Belgische markt. “Die is in de uitbestede schoonmaak nog niet zo doorontwikkeld als in Nederland. We hebben dan ook twee slagen hier te maken. Eén: bewustwording over dat digitalisering een meerwaarde kan zijn. Twee is de keuze voor onze oplossing.” Thyssen noemt AaRiverside, Leviy, CleanJack en FacilityApps. “Uit het aantal partijen dat zich met digitalisering bezighoudt, leid ik af dat Nederland veel verder is met digitalisering van schoonmaak. Logisch ook, want jullie zijn ook verder met professioneel uitbesteed schoonmaakwerk. En jullie hebben grotere panden met grotere oppervlaktes schoon te maken. Dat maakt digitalisering eerder de moeite waard.” Dat neemt niet weg dat het Buttons for Cleaners voor de wind gaat. “We breiden uit naar het Franstalige deel van België. Ons bedrijf loopt goed.”

Als eerste processen schoonmaakbedrijf in kaart brengen

Als een schoonmaakbedrijf wil starten met digitaliseren, waar moet het dan beginnen? Thyssen: “Breng als eerste de eigen bedrijfsprocessen in kaart. Vooral bij processen waar een gemene deler van informatie ontstaat die meerdere partijen nodig hebben, is het interessant om te digitaliseren. Daarbij moeten we veelal kennis uit de hoofden van medewerkers halen om die vervolgens digitaal te maken. Dat is best een lastig proces, omdat je bij het neerzetten van de software ook geduld moet hebben. Leg je de kennis van medewerkers over schoonmaakprocessen niet goed vast in het systeem, dan zal het systeem ook minder snel en goed renderen. Dus moet je het dan aanpassen. Vaak heb ik in de beginfase uren nodig van medewerkers die anders geld voor de onderneming hadden verdiend. Een implementatie vraagt dus een investering. Het is goed daar rekening mee te houden.”

NEN start pilot op in samenwerking met schoonmaakbedrijf

Waar gaat de toekomst van digitalisering heen? Edwin van der Zijden, hoofd van het facilitair bedrijf bij NEN (het Nederlands Normalisatie-instituut), heeft net een pilot opgestart in samenwerking met schoonmaakbedrijf SVP Diensten uit Rotterdam. “We wilden bij NEN een verduurzaming van ons gebouw realiseren en we stuitten daarbij op ledverlichting met bewegingssensoren. Ik heb daarop meteen de koppeling met schoonmaak gemaakt. We zitten nu in de laatste fase van het inregelen. Schoonmakers krijgen een tablet op hun werkwagen waardoor ze kunnen zien of een ruimte wel of niet gebruikt is.”

Visuele inspectie door schoonmaker blijft nodig

Dat neemt niet weg dat er altijd nog een visuele inspectie van de ruimte door de schoonmaker nodig is, stelt Van der Zijden. “Het blijft mensenwerk. We positioneren dit dan ook vooral als hulpmiddel. Daarmee boeken we wel tijdwinst in de reguliere schoonmaak en die tijdswinst zet ik in bij specialistische schoonmaaktaken, zoals vloeronderhoud. Hoe de schoonmakers reageren? Heel positief. Ze konden wel eens de eerste schoonmakers zijn ter wereld die een tablet op hun werkwagen hebben.”

Kleinere schoonmaakbedrijven zijn wendbaarder

SVP Diensten uit Rotterdam kwam na een marktconsulatie als beste uit de bus. Bij die marktconsultatie vroegen Van der Zijden en twee van zijn collega’s ook naar digitalisering. Wat heeft hij als indruk van digitalisering overgehouden? “Grote bedrijven hebben het geld om te innoveren, maar kleinere bedrijven zijn vaak wendbaarder. Wij investeren zelf in de automatisering, de software en de tablets. Daarvoor willen we niet afhankelijk zijn van een schoonmaakbedrijf. Dat SVP Diensten het vervolgens zo enthousiast ontvangt, biedt perspectief. Daar ben ik alleen maar blij mee.” De facility manager verwacht dat in de toekomst informatie uit sensoren wordt gekoppeld aan het schoonmaakcontract. “Dan worden contracten beter afgestemd op de daadwerkelijke situatie in de praktijk. Wellicht krijg je zelfs digitaal contractmanagement. Dan kun je per dag zien of een leverancier zich houdt aan de afgesproken schoonmaakgraden in de Service Level Agreements.”

Sensoren in de schoonmaak

Van der Vinne plaatst een kanttekening bij het gebruik van sensoren in de schoonmaak. “Wat bieden sensorpartijen? Vaak werkplekbeheer en gebouwbeheer. Ze pitchen bij facility managers een breder gebied dan alleen schoonmaak. Daardoor is het werken met sensoren alleen weggelegd voor grotere kantoren, de bovenkant van de markt. Denk aan banken, verzekeraars en ROC’s. De basisschool van om de hoek zal er minder nut van hebben. En vaak concluderen schoonmaakbedrijven toch al dat hun schoonmakers resultaatgericht werken en dus allang ruimtes overslaan die niet worden gebruikt.”

Overhead schoonmaakbedrijven wordt kleiner

Thyssen ziet in de toekomst de overhead van schoonmaakbedrijven kleiner worden. “Dan is het autonome schoonmaakbedrijf een feit. Daarbij is de backoffice tot zeer klein gereduceerd omdat medewerkers on the road hun gegevens invoegen en deze vrijwel automatisch leiden tot verloningen, afdrachten en facturen.” Van der Vinne ziet robots verder evolueren. “De machines die we nu zien, kunnen alleen gymzalen aan. Ik bekijk deze alsof het de eerste zelfrijdende auto betreft. Deze is ook nog niet perfect. Over tien jaar rijdt deze wellicht wel helemaal autonoom. Robotica gaat standaard handelingen afvangen. Zaken die relatief voorspelbaar zijn. Maar bij menselijke, meer complexere en intuïtieve handelingen gaat het minder snel. En soms zijn robots alweer achterhaald. Bijvoorbeeld bij het legen van prullenbakken. In Duitsland heeft men daarvoor een megadure robot ontwikkeld, maar is het beleid vanuit ergonomie dat medewerkers centraal hun afval weggooien. Dan loop je met een robot dus achter de feiten aan.”

Ontwikkelingen ondersteunend aan de schoonmaker

De ontwikkelingen rondom sensoren en robotica mogen dan hard gaan, het is nog altijd de mens die nodig blijft. Van der Zijden: “Ik zie deze ontwikkelingen dan ook als ondersteunend aan de schoonmaker. Het zijn middelen. Niet meer, niet minder.” Van der Vinne en Thyssen zijn het van harte met hem eens. Die laatste: “We hebben de neiging de impact van technologie te overschatten. Je moet je eerst afvragen of mensen er klaar voor zijn, voordat je technologie invoert. Dat aspect wordt dan weer stelselmatig onderschat. Alles kent een juist moment. Ook digitalisering.”

Meer weten over ICT in de schoonmaak? Download dan de Whitepaper ‘8 knelpunten van schoonmaakbedrijven… En hoe ICT deze kan oplossen’

Lees ook:
Digitalisering in de schoonmaak: sensoren, software en robots
Robotisering: alle schoonmaakrobots op een rijtje

Launching Partners