Bij wet is geregeld dat bedrijven hun administratie moeten bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van de administratie zijn het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
7 jaar bewaren
De basisgegevens van de administratie moet in ieder geval zeven jaar worden bewaard. Dat is de bewaartermijn. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, geldt een langere periode: tien jaar. Ondernemers die goederen of diensten verkopen in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én die hebben gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) moeten ook rekening houden met een bewaartermijn van tien jaar.
Afspraken maken met de Belastingdienst
Het is mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst, bijvoorbeeld om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren, of over de vorm waarin je de administratie bewaart of over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn. Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de wettelijke bewaartermijn van zeven jaren gelden. Ook als het bedrijf binnen de bewaartermijn stopt, blijft de verplichting bestaan om administratie volgens de termijn te bewaren.
Bewaren van programma’s en bestanden
Ook goed om te weten: het is niet voldoende om alleen een afdruk (geprinte kopie) van de digitale bestanden te bewaren. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Zorg er dus voor dat de digitale bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.
Kopie identiteitsbewijs
Het is toegestaan om klanten om legitimatie vragen. Wat niet mag is het kopiëren van de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van deze klanten en deze vervolgens te bewaren in de administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, bijvoorbeeld bij het aannemen van personeel.
