Blijf op de hoogte van het laatste nieuws

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

7 punten die opdrachtgevers duidelijk moeten formuleren in bestek schoonmaakaanbesteding

Het opstellen van een duidelijk en goed bestek bij een schoonmaakaanbesteding is enorm belangrijk voor opdrachtgevers. Immers: hoe groot is de kans dat je exact krijgt wat je wilt, als je niet duidelijk aangeeft wat je precies zoekt? Niet groot dus. De Code Schoonmaak geeft zeven punten die duidelijk en strikt moeten worden omgeschreven in de schoonmaakaanbesteding. Volg Service Management op LinkedIn:

1.Aanscherpen van de vraag: “wat is er nodig vanuit de Opdrachtgever?”

Kern hierbij is dat vanuit een professionele blik de doelstellingen van de betreffende organisatie worden vertaald naar de bijdrage die schoonmaak daaraan kan leveren. Met name ook de ontwikkeling die je als opdrachtgever daarbij wil gaan maken. Daarvoor moet de opdrachtgever de visie intern toetsen en smart maken, opknippen in acties en aandachtspunten en managen. Een van die acties en aandachtspunten is: betrek de eindgebruikers (beter) bij de contractsuitvraag/schoonmaakaanbesteding.

Lees ook: Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten

Afdelingen facilitair (indien aanwezig) hebben vaak een dienstverleningsvisie, maar niet altijd duidelijk voor ogen wat de eindgebruikers willen (onhelder, niet gedefinieerd, niet bekend). Nogal eens is er een mismatch tussen het contract (en daaruit afgeleide werkprogramma) en wat er gewenst wordt op locatie. Dit levert later alleen maar klachten op.

2. Indexatie

Teveel opdrachtgevers realiseren zich onvoldoende wat het betekent voor een schoonmaakbedrijf als tarieven niet worden geïndexeerd. Een systematisch verschil tussen de CAO-indexatie en de contractuele is schadelijk voor het schoonmaakbedrijf; het heeft immers direct invloed op de omzet en winst. In het bestek en de contracten zou moeten worden vastgelegd welke indexatierichtlijnen gehanteerd worden.

Lees ook: Hoe communiceer je een kostenverhoging in de schoonmaak?

Bij voorkeur eist de opdrachtgever intern dat budget beschikbaar is om CAO stijgingen door te voeren in de tarieven. Als dit niet mogelijk is, kan de CBS-dienstverleningsprijzenindex 8.12 of 8.21 gehanteerd worden. Nota bene: sommige opdrachtgevers zijn wantrouwend door eerder gesignaleerd misbruik door sommige opdrachtnemers.

3. Verhouding toezicht / objectleiders tot uitvoerend personeel

Wat een opdrachtgever nodig heeft qua toezicht op de schoonmaak, is afhankelijk van verschillende zaken. Zoals in welk segment de opdrachtgever werkzaam is, de wens(en) van die opdrachtgever en de kwaliteit van de medewerkers. Daarom zou de opdrachtgever voorafgaand aan de schoonmaakaanbesteding een berekening moeten maken voor de verhouding toezicht / uitvoerend personeel.

Maar ook de kwaliteit van leidinggevenden is belangrijk; de opdrachtgever zou in de aanbesteding opleidingen voor leidinggevenden verplicht moeten stellen, bijvoorbeeld de basisopleiding direct leidinggevenden met een onafhankelijke toetsing door het RAS-examenbureau.

Span of control, ruimte in budget en invulling van opleiding zijn de sleutelvariabelen die in de aanbesteding opgenomen zouden moeten worden.

4. Partnership of relatie opdrachtgever/opdrachtnemer

De wijze waarop een opdrachtgever het contract aangaat is van belang voor de manier waarop het contractmanagement plaatsvindt. Een relatie van partnership (gezamenlijk belang) leidt tot een ander soort contractmanagement dan een leverancier/klant relatie. Hierover moet een opdrachtgever al voor het maken van het bestek nadenken en dit moet in het bestek ook goed verwoord worden. Goed partnership kenmerkt zich door :

  • belangen open delen
  • risico’s dempen
  • speelruimte geven
  • voldoende over de schouder meekijken ( i.p.v. “pakjes over de heg”)

5. Gegevens op orde

In de aanbesteding moet een opdrachtgever als harde eis stellen dat de gegevens bij het schoonmaakbedrijf op orde zijn en kunnen worden vertrouwd. De opdrachtgever moet daarbij duidelijk maken wat de consequenties zijn als aan deze eis niet wordt voldaan. Bijvoorbeeld correctie door een adviesbureau op kosten van de inschrijver of het verhalen van meerkosten voor werknemersopslagen, die a.g.v. een onjuiste administratie van het schoonmaakbedrijf niet in de aanbesteding zijn meegenomen, op het verliezende bedrijf.

Lees ook: Schoonmaakaanbestedingen: De goede weg is ingeslagen, maar we zijn er nog niet

6. Communicatie

Communicatie kan als eis ingebouwd worden in het bestek en contract. De opdrachtgever moet dan wel goed beschrijven wat hij wil. Het is van belang om goede communicatie op verschillende niveaus te hebben: operationeel, tactisch en strategisch over relevante ontwikkelingen bij opdrachtgever en –nemer.

7. Linking pins

De opdrachtgever neemt in het bestek een eis op over de linking pins bij de opdrachtnemer. In het contract neemt de opdrachtgever ook de linking pins van zijn eigen organisatie op. Voor beide partijen in het contract moet duidelijk zijn wie waar over gaat en wie op welk onderdeel betrokken is bij het contract.

Lees ook:
Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten

Waarom schoonmaakaanbestedingen via BVP niet werken
Als schoonmaakbedrijf door onbeperkte aansprakelijkheid het loodje leggen…  

Laatste nieuws

Ondernemen

Partners