Je verplichtingen niet kunnen nakomen. Je kunt er als schoonmaakbedrijf zelfs failliet aan gaan. Er hoeven maar twee partijen te zijn die faillissement aan kunnen vragen, nadat het schoonmaakbedrijf zijn verplichtingen niet is nagekomen… Cors de Kort, directeur-eigenaar van schoonmaakbedrijf Anico (70 medewerkers, 30 fte) uit Kampen herkent de situatie. “Je kunt tussen wal en schip raken als je niet bovenop de rekeningen zit die je hebt uitstaan.” Anico is in 15 jaar gegroeid van 150.000 naar 1,6 miljoen euro omzet. “Je moet voorkomen dat je als schoonmaakbedrijf te veel als bank je debiteuren voorfinanciert. Anders kom je in de knel te zitten met de betaling aan je personeel.”
Gros van klanten schoonmaakbedrijf betaalt binnen 40 dagen
Anico factureert daarom zoveel mogelijk in de eerste helft van de betreffende maand, met een betalingstermijn van 30 dagen. Na 30 dagen volgt een betalingsherinnering. “Je ziet dat het gros van de klanten binnen de termijn van 40 dagen betaalt. Dit komt ook omdat wij natuurlijk geen onbekende leverancier zijn. Wij hebben regelmatig contact met onze opdrachtgevers en daarom is er een goede verstandhouding. Wij nemen dan ook nooit een incassobureau in de arm. Een belletje naar een klant toe plegen voor de factuur kunnen we zelf ook wel.” De wettelijke termijn waarbinnen opdrachtgevers moeten betalen is 30 dagen. Anico herinnert klanten digitaal en automatisch na 30, 40 en 50 dagen.
Gemiddeld 250.000 euro uitstaan aan debiteuren
Anico verricht ook werkzaamheden voor diverse bouwbedrijven en maakte onlangs nog een groot datacenter gebruiksklaar schoon. “Dan moet de papierwinkel voor elkaar zijn met getekende werkbonnen, purchase orders, mandagenregisters, WKA-verklaringen, enzovoorts. Is het geheel niet compleet dan moet je weer door de hele mallemolen heen. Bij zo’n grote bouw gaat het dan om flinke bedragen en bouwbedrijven hanteren standaard een betalingstermijn van 60 dagen.” Anico heeft gemiddeld 250.000 euro uitstaan aan debiteuren. “We hebben een kredietfaciliteit op onze rekening courant van 100.000 euro. Dat mogen we dus rood staan maar door de groei begint dat soms wat krap te worden. Daar moet ik nog een keer het gesprek met de bank over aan.”
Meer schoonmaakomzet betekent dat je meer krediet nodig hebt
Een bank vraagt al gauw 6 procent rente op die voorziening. “Meer omzet betekent dat je meer krediet nodig hebt om de mismatch tussen salarissen van medewerkers en betalingen van opdrachtgevers te overbruggen. Dit speelt vooral rond de zomerperiode. Schoonmaakmedewerkers krijgen hun vakantiegeld, de vakantievervanging moet worden betaald en daarnaast vragen natuurlijk ook onderaannemers hun bijdrage voor het vloeronderhoud van de ruim 30 basisscholen die wij schoonhouden. Dat maakt dat wij van juni tot en met oktober wat krapper zitten, investeringen uitstellen en de betalingen aan onze leveranciers spreiden.”
Is factoring een optie?
Factoring is een vorm van debiteurenfinanciering waarbij de debiteurenportefeuille wordt uitbesteed aan een extern bedrijf dat zorgt voor de afhandeling van de debiteuren. Is dat een optie voor het genoemde zomerprobleem? De Kort: “Ook dat kost geld. Daarbij is het voor klanten vreemd dat ze dan voor onze dienstverlening een factuur krijgen van een derde partij die ze niet kennen. Daarnaast wordt het bij volledige factoring erg moeilijk om die situatie naderhand weer volledig terug te kunnen draaien.”
Klemmende situatie van schoonmaakbedrijven
Ron Weijmans van AdviSum staat als bedrijfskundige schoonmaakbedrijven bij. Ook hij herkent de klemmende situatie waarin schoonmaakbedrijven soms zitten. “Ik zie dat schoonmaakbedrijven vaak te voorzichtig zijn naar hun opdrachtgevers toe. Ze dansen daardoor wat betreft betalingstermijnen naar de pijpen van de opdrachtgever. Nu hoef je, als een factuur niet wordt betaald, niet meteen moord en brand te schreeuwen, maar netjes appelleren creëert een contactmoment. Het befaamde piepsysteem leidt er meestal toe dat er wordt betaald. Het kan net dat moment zijn dat de opdrachtgever ook nog een extra klus uitgevoerd wil zien. Kortom: til niet te zwaar aan een herinneringsmoment.”
Schoonmaakbedrijven moeten sneller factureren
Hij raadt schoonmaakbedrijven ook aan sneller te factureren. “Sommigen wachten tot het einde van de maand. Waarom niet tweewekelijks de facturen de deur uit doen? Dan krijg je ook sneller betaald. Maak er een vaste tweewekelijkse cyclus van. Zit bovenop de uitstaande facturen. Niet op een vervelende manier, maar vragend en klantvriendelijk. Kan het zijn dat… Vaak zie je dan dat opdrachtgevers een soort piepsysteem hanteren. Als je je meldt, krijg je ook eerder je geld binnen.” Wachten staat gelijk aan onzekerheid, stelt Weijmans. “Als een opdrachtgever ontevreden is, kun je dat maar beter weten, zodat je actie kunt ondernemen.”
Schoonmaakbedrijven gaan netjes om met hun leveranciers
Schoonmaakbedrijven zouden er ook voor kunnen kiezen hun leveranciers (van middelen, materialen en machines) later te betalen. Weijmans: “Dat gebeurt niet of nauwelijks. “Het is in de branche toch veel ons kent ons. Ik zie dan ook dat over het algemeen schoonmaakbedrijven met hun leveranciers, maar ook met hun onderaannemers netjes omgaan. Zo hoort dat ook, want een stevige relatie is veel waard.” De bedrijfskundige geeft meer tips. “Geef opdrachtgevers 1,5 procent korting op de factuur als ze binnen acht dagen betalen. En zeker bij grote projecten is het niet ongebruikelijk om een voorschot te vragen voor te gebruiken materialen en personeelskosten. Zo’n voorschotnota wordt bij grote projecten in de bouw als heel normaal ervaren. Ook het overeenkomen van automatische incasso bij reguliere, zich dagelijks, wekelijks of maandelijks repeterende werkzaamheden is logisch. Maak dat soort afspraken wel aan het begin van de dienstverlening. Als je eenmaal bezig bent, is het lastiger om betalingsafspraken open te breken. Het begint met duidelijke afspraken met de klant en blijf vervolgens in contact.”
Kredietproblemen niet afwentelen op personeel
Het schoonmaakbedrijf dat denkt zijn personeel later uit te kunnen betalen, krijgt nul op het rekest. Weijmans: “Wettelijk gezien moet je het vaste salaris van januari uiterlijk de 4e dag van februari uitbetalen. Sowieso vind ik het niet wenselijk om je eigen kredietproblemen af te wentelen op je personeel. Dat motiveert allerminst. Overwerk wordt vaak wel de daarop volgende maand verloond.”
Schoonmaakbedrijven kloppen vaak aan bij een bank
Voor een kredietfaciliteit om de periode tussen uitbetaald salaris en nog te innen facturen te overbruggen, kloppen schoonmaakbedrijven vaak aan bij een bank. Peter Post richt zich als relatiemanager bij ABN AMRO op schoonmaakbedrijven in de regio Amsterdam. “Sinds het voorjaar 2016 zijn we omgevormd naar sectoren, waardoor we kennis en visie op sectoren kunnen delen met klanten. De schoonmaakbranche is laat cyclisch. Dat wil zeggen dat als de economie wordt geraakt, schoonmaakbedrijven het als eerste merken. Schoonmaak wordt als eerste in gesneden door opdrachtgevers. Maar als de economie weer aantrekt, zijn ze ook de laatsten die profiteren.”
Bank kijkt vooral naar vrije kasstroom schoonmaakbedrijven
Dat aspect maakt voor de financiering niet uit, zegt Post. “We kijken bij de financiering van schoonmaakbedrijven vooral naar de vrije kasstroom en daarbij naar de balansverhoudingen, de debiteurenportefeuille en de winstmarges. Wat laat de kasstroom aan financiering toe, zodat de onderneming het aangevraagde krediet kan dragen? Daarbij zien we dat schoonmaakbedrijven met niches zoals gevelonderhoud of calamiteitenbestrijding het vaak beter doen dan reguliere kantoorschoonmaak. Maar dat wil niet zeggen dat we die laatste tak van sport niet financieren. Integendeel. We roepen schoonmaakondernemers dan ook altijd op het gesprek aan te gaan. Dan weet je in elk geval wat de mogelijkheden zijn.”
Trek als schoonmaakbedrijf vroegtijdig aan de bel
In tegenstelling tot Anico en AdviSum, zegt ABN AMRO weinig schoonmaakbedrijven tegen te komen die in de knel komen door een gebrek aan werkkapitaal. “Maar mocht je in de problemen komen en je hebt een financiering bij een bank lopen, trek vroegtijdig aan de bel. Een afwachtende houding en pas op het laatste moment schakelen, helpt niet bij het zoeken naar een oplossing. Hoe eerder je bent, hoe beter het is. En hoe beter de bank kan meedenken en met jouw situatie kan omgaan.”
Schoonmaakbedrijven laten een kans liggen
Post raadt schoonmaakbedrijven ook aan strakkere betaalafspraken voorafgaand aan het begin van de samenwerking te maken. “Met zowel de leverancier als de opdrachtgever. Veel schoonmaakbedrijven laten daar een kans liggen. Hoe duidelijker de afspraken, hoe beter je daar een klant aan kan houden.” Post raadt ook aan een liquiditeitsprognose over 12 maanden te maken. “Dat klinkt ingewikkeld, maar het is eigenlijk een huishoudboekje van de kosten en baten voor de komende 12 maanden. Wat gaat er in en uit en wanneer ontstaat een dip? Dan zie je precies waar je eventueel in de problemen kan komen en kun je daar preventief mee aan de slag. Je bank heeft een format dat je kunt gebruiken voor een dergelijke liquiditeitsprognose. Een laatste tip gaat over een situatie waarin je geen bankfinanciering kunt krijgen. Dan is debiteurenfinanciering ook een mogelijkheid.”
Goed omgaan met werkkapitaal is een must
Uit de gesprekken wordt duidelijk dat het goed omgaan met werkkapitaal een must is. Dat betekent een strakke structuur hebben voor het innen van de facturen aan de ene kant, zodat het schoonmaakbedrijf aan de andere kant (de salarissen van medewerkers) niet in de knel komt. Op die manier hoeven schoonmaakbedrijven niet of in mindere mate zelf voor bank te spelen. Weijmans tot slot: “Maak werk van je debiteurenbeleid. Ook dat hoort bij ondernemerschap.”
Lees ook
Marktonderzoek schoonmaakbedrijven
Kosten schoonmaak panden stijgen met 7,5 procent
