Bron: mkbasics.nl
Stel een verzuim-reglement op
Als werkgever is het raadzaam om een reglement bij verzuim op te stellen voor het geval een werknemer zich ziek meldt. Hiervoor kan je eventueel een model-reglement gebruiken.
In het regelement dien je vast te leggen hoe (telefonisch, per whatsapp, per e-mail) en bij wie een werknemer zich ziek moet melden. Daarnaast kun je regels stellen over het bereikbaar zijn, het al dan niet thuisblijven en of een verpleegadres doorgegeven moet worden.
Bij een ziekmelding mag in het kader van de bescherming van de privacy geen inhoudelijke vragen worden gesteld over de ziekte. Om meer inzicht te krijgen in de ziekmelding, mag je de werknemer wel vragen naar:
- het telefoonnummer en (verpleeg)adres
- de vermoedelijke duur van het verzuim
- de lopende afspraken en werkzaamheden
- of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen of NO RISK van de Ziektewet valt (is er bijvoorbeeld sprake van een zwangerschap, waardoor klachten worden veroorzaakt?)
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- of er sprake is van een ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regres)
>> Lees ook: Ziekteverzuim in schoonmaak neemt toe
Loon opschorten als werknemer regels niet opvolgt
Als organisatie mag je regels opstellen om te kunnen vaststellen of de werknemer arbeidsongeschikt is. Als de werknemer zich niet aan deze regels houdt mag je de betaling van het loon opschorten. De wet stelt een paar eisen aan de loonopschorting:
- De voorschriften die je de werknemer oplegt, moeten redelijk zijn
- Voorschriften moeten op schrift zijn gesteld (bijvoorbeeld in een personeelsreglement of in een arbeidsovereenkomst)
- De voorschriften moeten zijn gericht op het verstrekken van inlichtingen die de werkgever nodig heeft om vast te stellen of de werknemer recht heeft op loon
- Zodra de werknemer zich wel weer aan de verzuimvoorschriften houdt, moet je het ingehouden loon weer betalen
Je kunt loonopschorting toepassen door de werknemer direct na constatering van het niet volgen van de regels een brief te sturen waarin de volgende zaken zijn opgenomen:
- Herhaal de regels die binnen jouw organisatie gelden
- Leg vast dat je hebt geconstateerd dat hij zich hieraan niet houdt
- Laat de werknemer weten dat op deze manier niet kan worden vastgesteld of hij arbeidsongeschikt is
- Vertel de werknemer dat hij/zij contact moet opnemen
- Laat weten dat je het loon opschort, zolang de werknemer géén contact met je opneemt
>>Lees ook: Loondoorbetaling bij ziekte en re-integratie makkelijker vanaf 1 januari 2020
Maak gezamenlijk een plan van aanpak voor re-integratie
Als eenmaal is vastgesteld dat de werknemer arbeidsongeschikt is, begint de re-integratie pas echt. De bedrijfsarts stelt vast wat de werknemer gelet op zijn gezondheid wel of niet kan. Jij maakt samen met je werknemer een plan van aanpak, waarin staat opgenomen wat jij en jouw werknemer gaan doen om ervoor te zorgen dat hij/zij zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Dit plan van aanpak kan van tijd tot tijd worden aangepast. Het kan immers zijn dat de werknemer in week 8 nog niet zo veel kan, maar in week 16 wel.
Het komt meer dan eens voor dat de werknemer denkt – gesteund door allerlei “artsen” in de omgeving – dat arbeidsongeschiktheid inhoudt dat hij/zij weinig tot niets hoeft te doen. De adviezen van een bedrijfsarts zijn echter niet vrijblijvend. Het advies van de bedrijfsarts is leidend voor de vraag of en wat de werknemer zou kunnen doen. Als de werknemer het hier niet mee eens is, dient hij een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV. Ook bij het opstellen van een plan van aanpak moet een werknemer zich actief opstellen.
In de situaties waarin een werknemer zich wel erg passief opstelt, kun je als werkgever wellicht naar het middel grijpen het loon niet (volledig) door te betalen.
Pak verzuim voortvarend aan
Juist gelet op het feit dat verzuim een werkgever gemiddeld € 230 per werknemer per dag kost, heb je baat bij een voortvarende aanpak van de re-integratie. Je hebt als werkgever twee belangrijke pressiemiddelen ten opzichte van je zieke/arbeidsongeschikte werknemer. Zo lang nog niet kan worden vastgesteld of de werknemer arbeidsongeschikt is, is dit het middel van de loonopschorting. Gedurende het re-integratietraject kunnen zich bovendien diverse situaties voordoen waarin je niet meer verplicht bent het loon door te betalen.
Tot slot nog enkele tips:
- Zorg voor een verzuimreglement of leg schriftelijk in de arbeidsovereenkomst vast welke regels er gelden als een werknemer zich ziek meldt
- Wacht niet te lang met het opleggen van een sanctie: je mag de sancties niet meer toepassen als de werknemer al enige tijd verzuimt re-integratieverplichtingen na te komen
- Als je een sanctie toepast, pas dan de juiste sanctie toe. Wees ook helder welke sanctie en waarom je deze sanctie toepast. Een loonopschorting is heel wat anders dan het niet meer hoeven betalen van loon
- Vraag om opheldering als een advies van de bedrijfsarts niet duidelijk is voor je. Een onduidelijk advies kan de re-integratie onnodig vertragen
