Mythe 1: “Als ik de markt consulteer, moet ik met alle marktpartijen tegelijkertijd praten.”
Er wordt geadviseerd om selectief uit te nodigen, omdat dit alle betrokken partijen tijd en moeite bespaart. Wel is het belangrijk om objectief te selecteren en open en duidelijk te communiceren.
Mythe 2: “Als ik een aanbesteding uitschrijf dan mag ik niet meer met mijn huidige leverancier aan tafel om over het lopende contract te praten.”
Contact houden met de huidige leverancier mag, zolang het uitsluitend gaat over het huidige contract. Informatie uitwisselen of de lopende aanbesteding kan niet, aangezien dit de desbetreffende partij voordeel kan geven.
Mythe 3: “Ik moet mijn bestek of programma van eisen helemaal zelf verzinnen. Ik mag geen input van marktpartijen gebruiken omdat zij dan een voorsprong verkrijgen ten opzichte van anderen.”
Als inkoper kunt u een concept programma van eisen voorleggen aan de markt. De markt heeft mogelijk aanvullende kennis en/of verduidelijkingsvragen. Het is goed om die (voor zover niet vertrouwelijk) mee te nemen in uw aanbesteding.
Mythe 4: “Tijdens een aanbesteding is (mondeling) contact tussen inkoper en ondernemer verboden.”
Contact tussen de partijen is geenszins verboden, vaak is het zelfs wenselijk. Zolang alle partijen die meedoen maar een gelijke kans krijgen en dezelfde informatie ontvangen.
Mythe 5: “Ik heb de opdracht gegund, dus de aanbesteding is klaar en contact met de markt is niet meer nodig.”
Niks is minder waar, want dit is juist het moment om te communiceren met alle betrokkenen. U kunt aan inschrijvers de gunning uitleggen en zij hebben ongetwijfeld tips voor u, over hoe u uw in het vervolg beter kunt aanpakken.
