Aanbesteding schoonmaak: 'Je kunt niet op dag twee zeggen: het moet perfect zijn'

Aanbesteding schoonmaak: 'Je kunt niet op dag twee zeggen: het moet perfect zijn'

Op 1 april vorig jaar is na een Europese aanbesteding het schoonmaakcontract in werking getreden tussen waterschap Hollandse Delta en Asito. Job Heerink, Regisseur Services bij het waterschap, was nauw betrokken bij de procedure en blikt terug. 'Een leverancier moet een normale marge kunnen draaien'.Volg Service Management op LinkedIn:

Door: Gerard Dessing, hoofdredacteur Facto

Job Heerink is een kleine drie jaar werkzaam als Regisseur Services bij waterschap Hollandse Delta. Hij is verantwoordelijk voor een breed pakket aan soft services, waaronder de schoonmaak van ruim honderd panden. Daarbij gaat het om het hoofdkantoor in Ridderkerk, twee steunpunten, ruim 20 waterzuiveringsinstallaties met kantoorruimte, een aantal werven en zeker tachtig buitenlocaties. De panden liggen geografisch verspreid over een breed gebied in het zuiden van Zuid-Holland, van de Maasvlakte tot aan Voorne-Putten en van het Eiland van Dordrecht tot aan Goeree-Overflakkee.

In zijn functie was hij nauw betrokken bij de Europese aanbesteding schoonmaak die het waterschap van november 2018 tot april 2019 doorliep. Hij blikt terug en deelt zijn ervaringen.

Schoonmaakaanbesteding

Alle ins en outs

Europese aanbesteding schoonmaak

Het verhaal begint in de eerste helft van 2018. In verband met het aflopen van de toenmalige schoonmaakcontracten (drie in totaal) moet een start worden gemaakt met de voorbereiding van de Europese aanbesteding. Een projectgroep wordt geformeerd met daarin vertegenwoordigers van inkoop, juridische zaken, facility management en een consultant van FGB Faciliy Estate.

Na de eerste bespreking blijkt al snel de voorkeur om in de nieuwe situatie niet met drie maar met één schoonmaakleverancier te gaan werken. Heerink is duidelijk: ‘Drie contracten is niet echt handig. Het brengt meer contractmanagement met zich mee. Bovendien wilden we het voor de markt interessanter maken door meer volume aan te bieden. Vandaar onze keuze om in zee te gaan met één partij.’

Contractduur

Als eerste stap maakt de projectgroep een startnotitie, met een omschrijving van de basisideeën en het budget. Na goedkeuring door de directie volgt een aantal sessies waarin meerdere onderwerpen aan de orde komen. Een daarvan is de duur van de gewenste overeenkomst.
‘We zijn uiteindelijk uitgekomen op een contractduur van totaal zes jaar. Dus twee jaar met twee keer twee jaar verlenging’, licht Heerink toe. ‘Natuurlijk is het onze intentie om het contract uit te dienen, maar we wilden tussendoor ook de vrijheid houden om te kunnen bewegen, vandaar dat we deze keuze hebben gemaakt.’

>> Lees ook: Ronald Bruins: Met WAB krijgt schoonmaakcontract een staartje

Contractvorm

Ook wordt de gewenste contractvorm besproken. Op basis van de aard van de gebouwen valt het besluit om een onderscheid te maken tussen het hoofdkantoor en de overige locaties. Het hoofdkantoor wordt op basis van resultaatgerichte afspraken schoongemaakt, terwijl voor de overige locaties de voorkeur uitgaat naar een inspanningsgericht contract.

Resultaatgerichte schoonmaak

Voor de resultaatgerichte schoonmaak op het hoofdkantoor zijn voor het waterschap vier kernwoorden van belang: zichtbaar, representatief, signalerend en corrigerend.

  • Zichtbaar betreft dagschoonmaak, zodat schoonmaakmedewerkers op normale werktijden kunnen werken.
  • Signalerend heeft te maken met de rol van schoonmaakmedewerkers. Heerink: ‘Schoonmaakmedewerkers komen overal, zien verstoringen. Dan verwachten we ook dat ze die melden aan het servicepunt zodat daar actie op kan volgen.’
  • Representatief houdt onder meer in dat de schoonmakers correcte, nette en schone werkkleding dragen. ‘In vorige functies zag ik weleens dat schoonmakers in eigen, soms kapotte kleding werkten. Ik vind dat vreemd, ze zijn een verlengstuk van het facilitair bedrijf en moeten dan ook representatief overkomen. We vragen heus geen fotomodellen, maar kleding en materialen moeten gewoon netjes en op orde zijn.’
  • Tot slot corrigerend, dat betreft een pro-actieve houding van een schoonmaker. ‘Zijn er veranderingen in een pand die bijvoorbeeld tot meer vervuiling leiden, dan moet je dat aangeven zodat er geschakeld kan worden.’

>> Lees ook: De grootste uitdagingen voor de implementatie van resultaatgerichte dagschoonmaak

Marktoriëntatie levert concrete aandachtspunten op

Vervolgens gaat de marktoriëntatie van start. Het is beslist zinvol om daar de nodige tijd voor in te ruimen, blikt Heerink terug. ‘Aan de voorkant hebben we aan een aantal partijen gevraagd om met ons mee te denken, dus welke dingen moeten we vooral wel en niet vragen. En wat we ook wilden weten: wat maakt het voor jou interessant om straks in te schrijven? Is dat de omzet, is dat de manier van uitvragen, is dat hoe wij de inzet van medewerkers zien?’.

Het oriënterende marktcontact levert concrete aandachtspunten op. Een daarvan is het gebruik van bio based-schoonmaakmiddelen. ‘Als overheid heb je een voorbeeldrol en wil je een stapje extra zetten. Een van onze kernprocessen is waterzuivering, dan kan het niet zo zijn dat je voor de schoonmaak van je panden milieuonvriendelijke schoonmaakmiddelen gebruikt. We hebben dan ook vooraf gevraagd: als we de hoogste graad van biologisch afbreekbare schoonmaakmiddelen zouden willen, kan je daar dan mee uit de voeten, bijvoorbeeld qua prijs?’.

Een ander punt betreft de aandacht voor de mens. Heerink: ‘We vonden het belangrijk dat bij het behalen van bepaalde doelstellingen ook de schoonmakers zelf daar iets van zouden merken. Dus een soort beloning, niet voor het schoonmaakbedrijf, maar voor de medewerkers. We hebben dan ook afgesproken dat als de VSR-controles aan een bepaald goedkeuringspercentage voldoen, wij een bedrag ter beschikking stellen dat ten goede komt aan de schoonmakers. Dat geld kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een gezamenlijk uitje.’

Programma van Eisen

Vervolgens wordt het programma van eisen opgesteld, een uitdagende klus, vervolgt Heerink: ‘Vanuit de aanbestedingsregels moet je alles best formeel omschrijven. Binnen die formele structuur wil je tegelijk ook verwoorden en overbrengen wat je graag wilt hebben. Het aanspreken van de markt op hun expertise en dat juist uitvragen, het is best een klus om dát voor elkaar te krijgen.’

>> Lees ook: 10 tips voor het inschrijven op een schoonmaakaanbesteding

Schouw op meerdere locaties

Na de openbare bekendmaking van de tender wordt een schouw georganiseerd op diverse locaties. Dat was zeker van toegevoegde waarde, zegt Heerink. ‘Onze gebouwen zijn zeer divers. Het hoofdkantoor is elf jaar oud, het ziet er daar keurig uit. Maar we hebben ook panden die misschien wel dertig jaar oud zijn, die zijn geleefd en gebruikt, dat heeft gevolgen voor de schoonmaak. Of denk eens aan onze fabriek in Rotterdam, met ATEX-zones, daar speelt veiligheid weer een bijzondere rol. En dan heb ik het niet eens over de locaties in de buitengebieden. We vinden het belangrijk dat een leverancier weet waar hij aan begint, dat er van alles bij zit, dat de locaties wijdverspreid zijn. Met een schouw geef je de inschrijvers de gelegenheid om zich daar een goed beeld van te vormen.’

EMVI

Nadat de inschrijvingen zijn binnengekomen gaan de leden van de projectgroep aan de slag met toekenning van punten. Om de focus vooral inhoudelijk te houden, worden de aangeboden prijzen uit de inschrijvingen gelaten.

Uitgangspunt van de aanbesteding is een gunning aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), oftewel: de inschrijving met de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Daarbij worden vier gunningscriteria gehanteerd: plan van aanpak, implementatieplan, mate waarin aan de wens wordt voldaan en de inschrijvingsprijs.

Heerink: ‘Als het gaat om het uitbesteden van facilitaire diensten in het algemeen neigen we naar een prijs/kwaliteitverhouding van 40/60. Natuurlijk speelt geld een grote rol, we werken immers met belastinggeld. Maar kwaliteit vinden we ook heel belangrijk, naar onze medewerkers toe maar ook naar de leverancier, die op die manier in staat wordt gesteld om met een goed plan te komen.’

>> Lees ook: Duurzame kwaliteit bij aanbesteden: “Het gaat om meer dan geld alleen”

Normale marge

Heerink is ervan overtuigd dat je het contract dusdanig moet inrichten dat een leverancier zijn geld goed kan verdienen. Een leverancier moet een normale marge kunnen draaien, vindt hij. ‘Hij moet zijn handen vrij hebben zodat hij een goede dienstverlening kan leveren. Maar als de marge te klein is gaat de leverancier knijpen, dat zie je terug in het prestatieniveau. Ik vind dat je moet uitgaan van een markconforme prijs, dan kan de leverancier doen wat ie moet doen.’

Gunning

Na beoordeling van alle documenten en toekenning van de punten volgt de gunning, waarbij Asito als winnende partij uit de bus rolt. Of er een verklaring is voor het feit dat geen van de voormalige schoonmaakleveranciers de opdracht heeft gewonnen? ‘Het is altijd lastig om als zittende partij mee te doen aan een aanbesteding’ zegt Heerink. ‘Enerzijds hebben ze een voorsprong, omdat ze de klant en de panden kennen, bekend zijn met de uitdagingen enzovoort. Anderzijds kunnen ze ook op het verkeerde paard gokken, door op basis van ervaringen uit het verleden bepaalde accenten te leggen. Je kunt als inschrijver dan de plank misslaan.’

>> Lees ook: Aanbesteding Sanitaire supplies: hardware, supplies en services

Ervaringen tot nu toe

De samenwerking met het schoonmaakbedrijf is op 1 april 2019 ingegaan. Met de ervaringen van bijna een jaar op zak is Heerink positief over de gang van zaken tot nu toe. Aan beide zijdes zijn er in het begin weleens wat zaken misgegaan, bekent hij. ‘Maar ja, het is een nieuw contract. Je kunt dan op dag twee niet zeggen: het moet perfect zijn.’

Heerink heeft Asito ervaren als een flexibele organisatie en wat hem ook opvalt: het bedrijf denkt mee en kijkt verder dan alleen schoonmaak. ‘Neem het onderwerp afval. Ze adviseren ons hoe wij afval beter kunnen scheiden. Of neem het verenigen van de verschillende leveranciers die hier in huis rondlopen, dat is op zich niet nieuw maar ze staan er echt voor. Het is goed om te zien dat deze toegevoegde waarde wordt geleverd, daar ben ik zeker tevreden over.’

Dit artikel werd eerder gepubliceerd op Facto