Er is een aantal randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan bij een aanbesteding. Zo is het allereerst van belang om de juiste professionals te selecteren die de schoonmaakaanbesteding begeleiden. Eén van de vereisten is dat zij over gedegen ervaring en inhoudelijke vakkennis beschikken op het gebied van schoonmaak. Alle aanbestedingsprocedures voor schoonmaak moeten een vanzelfsprekendheid zijn. Hierdoor wordt veel tijd bespaard en daaruit voortvloeiend ook hoge kosten.
Daarnaast zijn er nog andere voorwaarden:
1. Dezelfde taal
Goede communicatie van groot belang. Alleen als beide partijen dezelfde taal spreken, is het mogelijk om krijgen wat je beoogt. Vermijd daarom onduidelijke specificaties of onrealistische eisen. In de huidige vechtersmarkt leidt dit eenvoudig tot overeenkomsten waarbij een opdrachtgever niet krijgt wat wordt beoogt.
2. De basis van succesvolle samenwerking
Als een ondersteunende partij is geselecteerd, wordt na een zorgvuldige inventarisatie de gunningssystematiek ontworpen, rekening houdend met de geldende normen en richtlijnen.
De leercurve van een organisatie moet in het aanbestedingsproces betrokken worden.
Het is zaak om bij de uitvraag vooral rekening te houden met de contractperiode zelf. Wat ging er de vorige periode goed, wat kon beter. De positieve en negatieve leercurve van een organisatie moet zeker in het proces betrokken worden. Zo kunnen goede dingen worden behouden en mindere zaken worden verbeterd. Vervolgens worden alle ingrediënten vertaald naar een bestek.
3. Online publicatie
De documenten voor de schoonmaakaanbesteding worden online gepubliceerd, waarna de inschrijving van start kan gaan. Dit is voor alle partijen eenvoudig doordat het een volledig digitaal proces is. Alle eventuele vragen van inschrijvers worden altijd beantwoord in een nota van inlichtingen. Op basis van de gekozen gunningscriteria wordt de opdracht gegund.
4. Contractbeheer
Door veel tijd en aandacht te besteden aan de inrichting en uitvoering van het contractbeheer tijdens de overeenkomst met het schoonmaakbedrijf, weten alle partijen vooraf waar zij aan toe zijn. De afspraken zijn helder waardoor de kwaliteit wordt geleverd die is gevraagd en beoogd. Er wordt gezorgd dat de schoonmakers hun werk goed kunnen uitvoeren (denk aan het respecteren van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag). Ook de uitgangspunten zijn duidelijk zoals het aantal gebouwen, oppervlakte in m2, resultaateisen en de wijze waarop met afwijkingen en contractaanpassingen wordt omgegaan. Dit alles komt de samenwerking ten goede waardoor er gebouwd kan worden aan een relatie voor een langere periode.
Door: MasterKey
