Reden 1: De manier waarop het kwalitatieve aspect beoordeeld en becijferd wordt
Dit is misschien wel de belangrijkste reden waarom regionale schoonmaakbedrijven nauwelijks inschrijven, zegt Sanne Kooijman, degene die het onderzoek uitvoerde in opdracht van het adviesbureau. “Het gaat bij een aanbesteding in principe om de beste prijs-kwaliteitsverhouding, maar in de praktijk komt dat vaak niet uit."
Ze legt uit: "Bij het prijs-onderdeel krijgt degene met de beste prijs het maximale aantal punten dat er voor dat onderdeel behaald kan worden. De rest van de inschrijvers wordt daaraan gerelateerd en krijgt het daarbij horende aantal punten. Maar bij de kwaliteitsvragen wordt vrijwel nooit het maximale aantal punten gegeven. Het zit nou eenmaal in de mens om geen tien te geven. Het kan immers altijd beter, denkt men. Andersom geldt het ook: er wordt haast nooit een nul of één gescoord. Daardoor liggen de beoordelingen op het kwaliteitsaspect al snel dicht bij elkaar, waardoor je dus bijna geen verschil kunt maken op kwaliteit. Uiteindelijk is het dan alsnog de prijs die de doorslag geeft.”
Reden 2: Er worden te veel standaardvragen gesteld
Kooijman: “Er worden heel vaak standaardvragen gesteld in een bestek. Bijvoorbeeld over hoe de communicatiestructuur eruit ziet. De inschrijvende partijen hebben daar vaak een standaardantwoord voor klaar liggen. Of er wordt gevraagd om een bedrijfspresentatie. Maar is dat wel relevant? Want uiteindelijk gaat het erom hoe de schoonmaak er straks op de werkvloer, in de praktijk, aan toe gaat."
Als je voor glasbewassing een apart perceel maakt, dan kan een regionale specialist daar een specifieke aanbieding op doen.
Reden 3: De omvang van de opdracht
Kooijman legt uit: “Een kleine partij moet natuurlijk wel genoeg medewerkers hebben om het werk uit te kunnen voeren.”
Volgens haar zou het dan ook helpen om grote opdrachten te verdelen in percelen, op een geografisch logische manier. Of om verschillende werkzaamheden in een apart perceel zetten. “Als je bijvoorbeeld de glasbewassing niet apart aanbesteedt, dan wordt het onderdeel van de schoonmaak en is het schoonmaakbedrijf daar dus verantwoordelijk voor. Dan kan een specialistisch glazenwasbedrijf daar niet op inschrijven. Zonde! Als je er een apart perceel van maakt, dan kan een al dan niet regionale specialist daar een specifieke aanbieding op doen."
Reden 4: De gevraagde referenties
De gevraagde referenties bij aanbestedingen vormen vaak ook een drempel om in te schrijven. “Stel je voor dat je voor het eerst wilt inschrijven op de schoonmaak van een universiteit. Maar als referentie vragen ze dan ook een universiteit. Dan kun je dus nooit je eerste universiteit binnenslepen. Bij referenties draait het om relevante ervaring, maar dat hoeft echt niet precies eenzelfde opdrachtgever te zijn.”
Reden 5: Geen tekstschrijvers in dienst
Een andere drempel wordt gevormd door wat Kooijman ‘interne capaciteit en competentie’ noemt. “Daarmee bedoel ik dat kleinere schoonmaakbedrijven meestal geen aparte afdeling of medewerker hebben die zich bezighoudt met inschrijven op aanbestedingen. Vaak doet een commerciële medewerker of de directeur het náást zijn of haar eigen werk."
"Daardoor is er vaak niet de volledige focus om zo’n aanbesteding tot in de puntjes af te ronden. Terwijl grote schoonmaakbedrijven vaak wel tekstschrijvers en vormgevers in dienst hebben voor dit proces. Dat geeft een groot verschil, waardoor het voor regionale partijen lastig is om tegen het geweld van die grote partijen op te boksen.”
Schoonmaakbedrijven willen echt een grote kans hebben om te winnen voordat ze inschrijven, maar dat vertrouwen is er vaak niet.
Reden 6: "Ik maak toch geen kans om te winnen"
De laatste belangrijke drempel: de kans van slagen (lees: winnen). “Regionale partijen kijken bijvoorbeeld naar hoeveel mensen er meelopen met een schouw. Als dat er tien of vijftien zijn, dan willen ze hun energie er al niet meer insteken. De bedrijven willen echt een grote kans hebben om te winnen voordat ze inschrijven, maar dat vertrouwen is er vaak niet. Regionale schoonmaakbedrijven hebben eigenlijk een heel negatief beeld van Europese aanbestedingen en dat verandert ook niet zomaar. Ze moeten eerst die positieve ervaring hebben, een keer winnen, om in te zien dat ze wel degelijk kans maken op gunning”, legt Kooijman uit.
