Digitalisering schoonmaak: Van schoonmaker naar gezondmaker…

Digitalisering schoonmaak: Van schoonmaker naar gezondmaker…

Schoonmaak digitaliseert. Van sensoren die doorgeven of werkplekken wel of niet moeten worden schoongemaakt tot aan aanwezigheidssystemen en werkkarren die temperatuur, CO2 en zelfs het aantal bacteriën meten. Moeilijk te geloven? "Je moet open minded blijven."

The Edge op de Zuidas in Amsterdam is het duurzaamste gebouw ter wereld. Althans, dat claimt Deloitte en de accountant- en adviesorganisatie kon daar zo maar eens gelijk in hebben. Opvallend zijn de grote hoeveelheden digitale snufjes die daar zijn toegepast, ook op facilitair gebied.

‘Onnodig schoon’
“Niet voor niets”, zegt sitemanager Jörgen Verstralen. “We willen innovativiteit uitstralen, vanuit onze adviespraktijk. Daar past dit prachtig bij.” Per ruimte checken sensoren van het Philips Lightning System temperatuur en beweging. Dat middels infrarood en een bewegingsmelder. “Zo kunnen we precies zien welke ruimtes veel en weinig gebruikt worden. En dus ook de schoonmaak sturen. Waar is het het hardste nodig?”

Daarnaast zit Verstralen aan de knoppen door etages open te stellen voor flexwerkers. Mocht een etage niet worden gebruikt, dan hoeft ook deze dus ook niet schoongemaakt te worden. “Omdat het systeem per ruimte werkt, kunnen we die keuze ook per ruimte maken. Winst zit niet zozeer in kosten, maar vooral in efficiëntie. We maken niet meer onnodig schoon.”

Via Mapiq, een navigatiesysteem dat Deloitte gebruikt en dat is gekoppeld aan het FMIS-systeem Axxerion, kan Verstralen bezoekersstromen in de gaten houden. “We zien eentjes en nulletjes. Die geven duidelijk aan waar veel verkeer is en waar we dus extra moeten schoonmaken.”

Pilots
Alsof dat nog niet genoeg is, zijn ook de handoekdispensers voorzien van sensoren. “Deze geven aan als een dispenser nog maar voor 80 procent vol is. Gemiddeld zijn er in het gebouw 1.600 medewerkers binnen, maar de dispensers staan nagenoeg nooit in storing.”

Deloitte werkt in The Edge samen met schoonmaakbedrijf Hago. “Uiteindelijk willen we naar een situatie waarin ook schoonmakers toegang hebben tot onze data en ook via QR-codes en hun smartphone de status van een schoongemaakte ruimte kunnen doorgeven. Het zou prachtig zijn als zij exact kunnen zien wanneer vergaderruimtes vrij zijn om te schoonmaken. We zijn in het nieuwe pand ook overgegaan naar dagschoonmaak. Dat was even wennen, maar daar plukken we nu de vruchten van. De waardering van schoonmaak is vele malen hoger.”

Robotschrobzuigmachine
Deloitte zet in The Edge verder nog een robotschrobzuigmachine van Cleanfix en robotstofzuigers van Samsung in. “Dat zijn pilots, maar we zien al wel dat daardoor een schoonmaker meer tijd heeft op andere zaken op te pakken, bijvoorbeeld de vlekken van vingertasten in een lift. De robotstofzuigers zijn eigenlijk voor gebruik in huis, maar wij wilden ze toch inzetten. Het is namelijk fijn om te weten dat er continu wordt gestofzuigd. En als de accu op is, keren ze vanzelf terug naar hun oplaadpunt.”

Daarnaast is Verstralen nog bezig een robot te bemachtigen die als experiment de glasbewassing kan doen. “Maar die techniek is nog niet uitgekristalliseerd. Dat duurt naar mijn mening niet lang meer. Een beveiligingsrobot hebben we namelijk al.”

Schoonmakers ondersteunen
Het lijkt toekomstmuziek van Deloitte, maar dat is het duidelijk niet. Roy Ploum – business developmant manager online van Hago-moederbedrijf Vebego – kijkt er niet van op. “Sensoren gaan een grote rol spelen in de schoonmaak. Dit een volgende stap. We zijn vijf jaar geleden begonnen met app om schoonmakers te ondersteunen in hun primaire proces. Van registratie, klanttevredenheidsonderzoek, het geven en ontvangen van opdrachten tot aan het melden van verstoringen. Je ziet dat ons systeem @lly heel veel processen heeft versimpeld en veel faalkosten heeft weggehaald.”

Hij vervolgt: “De volgende stap is alleen daar schoonmaken waar het nodig is, waardoor je in de toekomst ook just in time schoonmaak kunt verkopen. Alleen schoonmaken waar en wanneer je opdrachtgever dat wil. Wat betreft sensoren in een gebouw: nu zit niet iedere opdrachtgever te wachten op honderden sensoren in zijn gebouw of heeft hij ze nog niet. Dus zijn we ook proeven aan het doen met werkwagens die we uitrusten met sensoren om temperatuur, CO2, licht, geluid en stof te meten. Hiermee willen we de gezondheid in een gebouw verbeteren. We valideren om dit moment de data die we aan het verzamelen zijn. Op basis van die gegevens kun je als schoonmaakbedrijf advies geven. Van schoonmaker word je gezondmaker.”

Ploum is ook een groot voorstander van toepassing van robots in de schoonmaak. “Niet om de schoonmaker te verdringen maar juist om op een slimme manier samen te werken. Zo kun je schoonmaak nog gerichter inzetten.”

Open minded
Wat zegt Ploum tegen sceptici die zeggen dat schoonmaak niet te digitaliseren valt? “Ik geloof dat je open minded moet blijven. Ik weet ook niet of handjes in de schoonmaak verdwijnen, maar je moet in elk geval de ontwikkelingen in de gaten houden en proeftuintjes opzetten. Als je dat niet doet, eindig je als Kodak dat te laat de opkomst van digitale fotografie doorhad.”

Nieuwe toepassing ziet Ploum ook in een platform a la Helping, waar vraag en aanbod van schoonmaak bij elkaar komen. Ook Dirk Tuip van FacilityApps gelooft daar heilig in. “Schoonmaak gaat naar een transparanter model, waarbij schoonmaakbedrijven meer en meer on demand schoonmaken. Op het station weten ze allang hoe passagiersstromen lopen. Dat kun je afstemmen op wat er moet gebeuren. Dit geldt ook voor een kantoor. De klant rekent dan alleen datgene af wat daadwerkelijk is gedaan.”

Handhygiëne
Het duurt nog een lang tijd voordat het zover is, maar dergelijke modellen, waar data vanuit verschillende stromingen bij elkaar komt, hebben volgens Tuip de toekomst. “Het vaak meer dan dubbele werk dat in een traditionele calculatie gaat zitten, is eigenlijk gekkenwerk. Je zet allerlei wensen in een programma om dat vervolgens zelf te controleren. Dat is vreemd.”

Hoe ver kan het digitaliseren van schoonmaak gaan? “Heel ver”, zegt Tuip. “Sensoren in gebouwen zijn slim en kunnen data over bijvoorbeeld geur, aanwezigheid, temperatuur en CO2 terugkoppelen. Machines worden ook steeds slimmer. En je kunt ook al zien in hoeverre handhygiëne goed is toegepast. Het zijn tot voor kort echter wel deeloplossingen. Je zou dergelijke systemen en databronnen aan elkaar willen koppelen om conclusies te kunnen trekken op basis waarvan een schoonmaakbedrijf of een facilitair manager zijn proces kan aansturen.”

Schoonmaakbedrijven
Systemen aan elkaar koppelen. Dat doet Tuip met FacilityApps steeds vaker om zijn apps te voeden met informatie voor opdrachtgevers (het facilitair management), het schoonmaakbedrijf, de schoonmaker of zelfs de eindgebruiker (bijvoorbeeld de kantoormedewerker).

Maar FacilityApps werkt ook samen met de ERP-systemen zoals die van Nocore. Directeur Ad Klösters: “Van huis uit automatiseren wij alles rondom lonen, de boekhouding, de urenverantwoording, facturering en de projectadministratie. Maar we koppelen onze ERP-systemen steeds vaker aan tijdregistratie en bestelsystemen van materiaalleveranciers zoals Piecom en Hijman, waardoor de materiaalbestellingen en facturen automatisch bij schoonmaakbedrijven in de boeken lopen.”

“Ook de reserveringssystemen van bijvoorbeeld hotels worden gekoppeld, waardoor onze klanten online inzicht hebben in de schoon te maken kamers, bungalows of vliegtuigen”, vertelt Klösters. “Maar we ontsluiten bijvoorbeeld ook via onze apps en webportalen de werkbonnen die naar de uitvoering gaan. Zo zien klanten precies wat en waar werk onderhanden is en in hoeverre dit werk is uitgevoerd. Ook informatie- en data-uitleveringen aan uitvoeringsinstellingen zoals pensioenfondsen, de Belastingdienst en brancheleveranciers nemen steeds verder toe.”

Gekoppelde wereld
Klösters gelooft in een gekoppelde wereld. “Zo zal vraag en aanbod van schoonmaak zich voor een deel verplaatsen naar platformen waar individuele schoonmakers hun diensten aanbieden en waar particulieren en bedrijven hun vraag uitzetten. Dit zie je nu gebeuren in de taxiwereld en deze trend zet ook door naar onze branche. Wellicht geeft dit weer een nieuwe kansen voor onze branche. Kijk naar de thuiszorg waar de particulier zelf steeds meer diensten inkoopt die voor een deel zijn gefinancierd door het persoonsgebondenbudget. De witte werkster komt er nu echt aan.”

Het schoonmaakbedrijf krijgt binnen deze keten een andere rol, stelt hij. “Deze gaat niet zozeer over het organiseren van de dienst, maar meer over het bewaken van de kwaliteit van de aangeboden schoonmaker en over de financiële afwikkeling van de geleverde dienst. Als Nocore organiseren we dit najaar een speciale masterclass over de rol van het schoonmaakbedrijf in een veranderende markt.”

Kosten-imago
Tot slot: wat is de grootste bottle neck voor een verdere digitalisering van de schoonmaak. Klösters: “Het is een vrij traditionele markt. En een markt die vecht om zijn marge te behouden. Dan moet technologie zo goedkoop worden, dat deze makkelijk is te omarmen.”

Tuip is het daarmee eens en voegt een dimensie toe. “Iedereen is met zijn eigen ding bezig. Dat moeten we doorbreken. Het gebouw, machines, robots en mensen worden slim. Het is zaak die elementen op een hoop te gooien. Dan zie je daadwerkelijk de kracht van wat je met data en informatie kunt doen.”

Schoonmaak kan dan ook van zijn lage kosten-imago af. De schoonmaker wordt uiteindelijk gezondmaker…

Lees ook
Digitalisering schoonmaak: tablet op de werkwagen
8 knelpunten van schoonmaakbedrijven… En hoe ICT deze kan oplossen

Dit artikel verscheen in juli 2015 in Service Management.