Blijf op de hoogte van het laatste nieuws

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Datagestuurde schoonmaak: "Data helpt, maar schoonmaker blijft in de lead"

Kan datagestuurde schoonmaak helpen bij de terugkeer naar kantoor? Met die vraag onder de arm sprak Service Management af met Peter van Vliet, Product Owner Smart Hygiëne bij Hago Next, en Niel Buitenhuis, Programmamanager bij Gom Schoonhouden. “Sensoren, data en tablets helpen, maar alleen als ze goed worden ingezet.”

Hago Next

De technologie gaat verder en verder, zeggen beide specialisten. “Op basis van sensoren die je op werkplekken hangt, kun je realtime inzicht krijgen in het gebruik van het pand. Of dat nu een kantoor of een klaslokaal is, dat maakt niet uit”, begint Van Vliet zijn verhaal.

Diversiteit aan sensoren en data

“Het is de kunst om dat inzicht te vertalen naar een passend, vaak flexibel schoonmaakprogramma. Tegenwoordig meten sensoren niet alleen of een werkplek bezet is, maar ze kunnen ook de temperatuur of het CO2-gehalte meten. In zowel bezettingsruimtes als verkeersruimtes. Ook kunnen sensoren informatie teruggeven aan de gebruiker van een werkplek. Er is een diversiteit aan aanbod van sensoren die ook nog eens verschillende data ophalen. Sommige tellen de aantallen gebruikers, de andere registreren alleen beweging", zegt Van Vliet.

Hij vervolgt: "Afhankelijk van wat de klant heeft en zijn behoefte, zoeken wij een oplossing. Soms kunnen we ook de datastromen combineren om een zo zuiver mogelijk inzicht te verkrijgen. Denk aan bureausensoren om de gebruiker op basis van een kleurring feedback te geven of de werkplek bezet is geweest, gebruikt mag worden of dat de werkplek schoonmaak nodig heeft.”

Nadelen aan sensoren

Er zitten ook nadelen aan sensoren, beschouwt Van Vliet. “Vaak tellen ze alleen maar. Dan weet je wel dat er een gebruiker is geweest, maar niet wat hij of zij heeft gedaan. Het is dan ook niet de sensor die bepalend is, maar de vakschoonmaker. Die is nog steeds in de lead.”

Buitenhuis reageert daarop: “Dat is ook de crux van sensoren. Als ik bij wijze van spreken alleen maar mijn jas ophaal, dan kan een sensor al zeggen dat ik die ruimte heb gebruikt. Dat betekent dus niet automatisch dat die ruimte ook schoongemaakt moet worden. We zien het daarom vooral als hulpmiddel en niet als absolute wetenschap. Het is nog steeds nodig dat een schoonmaker zijn ogen en oren gebruikt om te constateren of er schoongemaakt moet worden.”

Het is nog steeds nodig dat een schoonmaker zijn ogen en oren gebruikt om te constateren of er schoongemaakt moet worden.

Van Vliet: “We proberen met verschillende type sensoren om een zo concreet mogelijk beeld van het ruimtegebruik te krijgen. De schoonmaak bepaalt inderdaad nog steeds wat er voor die desbetreffende ruimte gedaan moet worden. Maar je wilt juist uitsluiten dat iemand alleen zijn jas aan het ophangen is en deze volledig in de telling wordt meegenomen.”

Vraag naar datagestuurde schoonmaak

Volgens Buitenhuis is de vraag naar datagestuurde schoonmaakdienstverlening groot. “Vanuit nieuwsgierigheid naar wat je met data en sensoren allemaal kan. Maar ook vanuit het idee om de kosten te verlagen. Het is de vraag of dat laatste altijd kan. Natuurlijk kan een schoonmaker een vergaderzaal links laten liggen omdat er niemand in de zaal is geweest, maar die constatering zou hij of zij vaak zelf ook al doen. De bespaarde tijd wordt dan gebruikt voor een taak waar diegene anders niet aan toegekomen was.”

Vooral bij de terugkeer naar kantoor kunnen sensoren zonder meer een rol spelen, beschouwt Van Vliet. “Het gebruik van gebouwen wordt straks dynamischer, met meer flexwerk en meer ontmoeten. Als je een beeld op basis van data hebt van hoe het gebouw gebruikt wordt, kun je daar ook met de schoonmaak beter op inspelen. Dit doen wij zowel op de korte termijn met directe actie, als op de lange termijn door het analyseren van de datastromen en de werkplekbezetting.”

Lees ook

Buitenhuis herkent dat en noemt als voorbeeld een grote online retailer. “Daar kennen we dynamische ruimtestaten en schalen we op of af naar gelang de behoefte aan schoonmaak.”

Minder kantoorruimte

Televisieprogramma Nieuwsuur deed een rondgang langs 25 van de grootste werkgevers van Nederland. Daaruit bleek dat veel grote bedrijven van plan zijn om het na de coronacrisis met minder kantoorruimte te doen. Ruim de helft van de bedrijven verwacht minder kantoorruimte nodig te hebben, omdat hun medewerkers meer thuiswerken. Andere werkgevers onderzoeken nog wat de gevolgen van het structurele thuiswerken voor het kantooroppervlak zijn.

Duidelijk is dat de schoonmaak in kantoren verandert.

Toch zijn er ook tegengeluiden. Het kantoor krijgt dan weliswaar als gevolg van het thuiswerken een andere functie, maar voor al dat ontmoeten zijn ook vierkante meters nodig. Gevolg zou zijn dat het aantal vierkante meters ongeveer hetzelfde blijft.

Buitenhuis: “Wat het ook wordt, duidelijk is wel dat de schoonmaak in de kantoren verandert. Klanten zijn nog zoekende naar hoe ze het kantoor gaan gebruiken. Maar ze weten wel dat ze flexibeler met schoonmaak willen omgaan dan een vast schoonmaakprogramma. Dat is een reis die we met hen aangaan en waar we data afkomstig van sensoren in gebouwen goed bij kunnen gebruiken.”

Buitenhuis: "Opdrachtgevers willen flexibeler met schoonmaak omgaan dan een vast schoonmaakprogramma."

De reis in kaart brengen

Volgens Van Vliet is het niet alleen aan grote corporate bedrijven voorbehouden om met sensoren aan de slag te gaan. “Ook de instap voor kleinere kantoren is mogelijk. Er zijn sensoren in verschillende prijsklassen en de ontwikkeling van de techniek gaat ontzettend snel. Wel is het zo dat hoe groter het pand is, hoe beter de businesscase is. Omdat de schoonmaker dan een hele afdeling links kan laten liggen. Of omdat er ook andere dienstverlening aan gekoppeld kan worden. Denk aan het bijvullen van de producten in de pantry’s, de koffiemachines of de dispensers in de sanitaire ruimte. Vanuit die plaatsen kun je signalen krijgen om bij te vullen."

"We willen het ook breder aanvliegen dan alleen onze eigen schoonmaakdienstverlening", vervolgt Van Vliet. "Taakdifferentiatie maakt het werk betekenisvoller en leuker. Voor catering, beveiliging en receptie kan het ook lonen om signalen over de bezetting in het kantoorpand te krijgen. Eigenlijk heb je allemaal een rol te spelen in de klantreis van kantoormedewerkers. Data helpt je om die reis zo efficiënt mogelijk in te richten.”

Maak het de schoonmaker niet te moeilijk

Van Vliet vraagt ook aandacht voor de schoonmaker zelf. “Maak het hem of haar niet te moeilijk. Je wilt uiteindelijk van de data een doorvertaling maken naar acties die je heel visueel presenteert. Rood op een plattegrond van het gebouw betekent dat de werkplek schoongemaakt moet worden. Wit betekent dat je de ruimte kunt overslaan. Je moet dan wel de ruimte dagelijks blijven controleren om bijvoorbeeld te weten dat er een bananenschil ligt. De tablet laat dan de meest efficiënte route in het pand zien langs de plaatsen die schoongemaakt moeten worden."

Lees ook

Van Vliet: "Schoonmakers moeten het zich snel eigen kunnen maken. Ook als er een melding komt vanuit het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) of vanuit een andere datastroom, bijvoorbeeld van de toiletten of de zeepdispensers, moeten ze die eenvoudig kunnen oppakken en af kunnen melden als de taak gedaan is. Dat alles bundelen we via één applicatie voor de vakschoonmaker. Daarmee bundel je de kracht van datastromen.”

Wat is er al aan systemen?

Mocht een klant willen beginnen met datagestuurde schoonmaak, dan kijkt Gom als eerste naar wat er al is aan facilitaire systemen. “Wat is de installed base? Is er bijvoorbeeld een FMIS? Ik zie dat diverse facilitaire dienstverleners ieder met hun eigen programma’s en sensoren komen. Maar uiteindelijk zit de klant niet te wachten op zes verschillende facilitaire apps."

Van Vliet: "Data helpt je om de klantreis van medewerkers zo efficiënt mogelijk in te richten."

"Zeker niet als het stuk voor stuk gesloten ecosystemen zijn. Het is handiger als alle facilitaire data op één plaats samenkomen, waardoor je makkelijker uit een systeem gegevens kunt halen om analyses op te doen. Daarom kiezen we er bewust voor om eerst te kijken naar wat de opdrachtgever al in huis heeft. Vervolgens adviseren wij hoe de klant extra data kan genereren als dit nodig is. Hierin denken we proactief mee als partner, die expertise hebben we inmiddels. Daarmee is data-integratie beter mogelijk en worden de toepassingsmogelijkheden breder.”

Van Vliet: “Door de opgedane ervaring van de afgelopen jaren hebben wij een open ecosysteem ontwikkeld waar alle leveranciers op in kunnen prikken. Hier komt alle data samen. Dit is onafhankelijk en te allen tijde te koppelen met het platform van de klant. Zo vliegt niet elke leverancier afzonderlijk de klant aan maar versterken wij elkaar. Ieder vanuit zijn eigen expertise, met data.”

Een facilitaire standaard voor data-uitwisseling

Ieder zijn eigen systeem. Ieder zijn eigen app. Buitenhuis is wars van een woud aan facilitaire systemen. “Beveiliging, catering, receptie en schoonmaak. Ze hebben allemaal hun eigen ICT-partners waarmee ze een propositie naar de markt brengen. Maar vaak wisselen die systemen geen gegevens met elkaar uit, kunnen ze niet met elkaar praten. Ieder maakt naar zijn eigen behoefte een gesloten systeem."

"In de toekomst is het wenselijk dat er een facilitaire standaard voor de uitwisseling van data komt, zoals deze er in de industrie al wel is. Wat mij betreft wordt de gebouweigenaar ook de eigenaar van dat systeem. Daarop kunnen facilitaire aanbieders van diensten dan inpluggen.”

Vaak is er al data

Vaak valt er uit kentekensystemen, bezoekersaanmeldingen en reserveringen van werkplekken of vergaderzalen al genoeg data voor schoonmaak te halen, constateert Buitenhuis. “Ook daarom loont het om te kijken wat er al aan systemen bij een klant is.”

Nu de terugkeer naar het kantoor op de rol staat, kan data een rol spelen in het snel herkennen van nieuwe patronen.

Buitenhuis doet een stapje terug voor het grotere plaatje. “We stellen ook de wedervraag: heb je wel datagestuurde schoonmaak nodig? Waarom wil je het? We hebben diverse experimenten gedaan. Daarbij hebben we data over de bezetting van gebouwen voorgelegd aan objectleiders. Daaruit komt dat de data bevestigt wat zij al weten van een gebouw. Een goede objectleider kent de ontwikkelingen van een gebouw door en door."

Hij vervolgt: "Data geeft niet altijd vernieuwende inzichten. Trends dat medewerkers het liefst dinsdag en donderdag naar kantoor gaan, zien zij met hun jarenlange ervaring ook. Nu de terugkeer naar het kantoor op de rol staat, kan het wel zo zijn dat data een rol kan spelen in het snel herkennen van nieuwe patronen. Maar die patronen worden uiteindelijk ook weer een vast gegeven.”

Lees ook

Meest recent

Innovatie

Launching Partners