“Duurzaamheid leeft meer dan ooit in de wereld van schoonmaakaanbestedingen”, begint Romeijn het gesprek. “Het staat echt overal op de agenda en bij veel opdrachtgevers is het al een verplicht onderdeel van de inkoopstrategie. Ik merk wel dat het soms nog lastig is om die wens om duurzaam in te kopen door te vertalen in de uitvraag.”
Zeventien doelen
De adviseur komt met een actueel voorbeeld. “Voor een grote Nederlandse gemeente zijn we momenteel bezig met een multiservice-aanbesteding. Zij hebben de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties hoog in het vaandel staan. Maar hoe kun je die goed in de uitvraag verwerken? En hoe gaan we die straks wegen? De eis is letterlijk dat we op zoek gaan naar leveranciers die het meeste bijdragen aan die doelen. Daarbij is het belangrijk te onthouden dat één leverancier niet alle zeventien doelen perfect kan nastreven. Maar als alle leveranciers aan een stuk of drie doelen een bijdrage leveren, dan bestrijken zij met elkaar wel de hele breedte.”
Elektrische bakfiets
Hoe kun je als schoonmaakbedrijf een bijdrage leveren aan die duurzaamheidsdoelen? Op allerlei verschillende manieren, zegt Romeijn. Hij geeft een paar voorbeelden. “Door zo min mogelijk water of stroom te verbruiken. Of door te werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook de regionale binding is vaak belangrijk. In aanbestedingen voor woningbouwcorporaties spelen reistijd en verplaatsing vaak een grote rol.”
Een inschrijvend schoonmaakbedrijf kwam voor die laatste met een creatief idee op de proppen. “Zij verplaatsen zich in de stad met een soort elektrische bakfiets. Dat is natuurlijk hartstikke groen, maar zelf hadden wij dat van tevoren nooit bedacht.”
Stel een open vraag: hoe gaan jullie als schoonmaakbedrijf bijdragen aan onze doelstellingen?
Volgens Romeijn is het dan ook belangrijk dat de uitvraag van een aanbesteding ruimte laat voor creatieve ideeën van de inschrijvende partijen. “Door een open vraag te stellen: hoe gaan jullie als leverancier bijdragen aan onze duurzaamheidsdoelstellingen? Schoonmaakbedrijven kunnen op die manier met hun eigen oplossingen komen. Dat kan leuke, verrassende dingen opleveren waar je als opdrachtgever niet eens aan denkt, terwijl ze wel degelijk een bijdrage aan je doelen leveren.”
Kies wat bij jou past
Op die manier kunnen schoonmaakbedrijven ook focussen op oplossingen die echt bij hen passen, zegt Romeijn. “Het ene schoonmaakbedrijf heeft bijvoorbeeld een hartstikke goed personeelsbeleid, terwijl de ander meer affiniteit heeft met technische innovaties voor stroom- of waterbesparing. Ondernemers moeten zelf een keuze maken die bij hen past.”
Hij draait dit om in een advies voor schoonmaakbedrijven die door de bomen het duurzame bos niet meer zien. “Die zeventien doelstellingen dekken echt de hele breedte. Je kunt daar de dingen uitpikken die het beste bij jou passen. Werk je graag met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Ga dan daarmee aan de slag. Heb je meer met innovatie of het milieu? Pak dat dan op. Je hoeft echt niet al die zeventien doelen te doen. Kies díe onderwerpen uit waar jij je op kunt onderscheiden en waarin je voorop kunt lopen.” Hij voegt daar snel aan toe: “En blijf op die andere onderwerpen wel de rest volgen, want je kunt niet meer achterblijven. Anders val je straks buiten de boot.”
Ruimte voor verdieping
“Bij Europese aanbestedingen is de verhouding 70/30 inmiddels de norm geworden. Dus 70 procent kwaliteit, 30 procent prijs”, vervolgt Romeijn. “Binnen die 70 procent kwaliteit is vaak zo’n 30 procent van de te geven punten voor duurzaamheid. Grofweg is duurzaamheid dus al snel een kwart van het totale verhaal.
Duurzaamheid is echt een onderwerp waar iedereen onderscheidend vermogen op kan creëren.
"Het mooie is dat dit echt een onderwerp is waar iedere inschrijvende partij onderscheidend vermogen op kan creëren. Lange tijd was duurzaamheid in schoonmaakaanbestedingen een platgeslagen onderwerp. Toen ging het alleen over microvezeldoeken en zo min mogelijk chemie. Nu is er veel meer ruimte voor verdieping. Aan de ene kant met aandacht voor het personeel. Wat voor type mensen werken er bij je? Bied je bijvoorbeeld werkgelegenheid voor statushouders? En hoe ga je om met zaken als opleiding, verzuim, preventie en duurzame inzetbaarheid? Aan de andere kant spelen meer technische onderwerpen zoals hoe je omgaat met transport.”
Personeel moet je behouden
Over de toegenomen aandacht voor personeel zegt Romeijn: “Deels is dat de danken aan de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Die heeft er absoluut voor gezorgd dat de factor mens veel belangrijker is geworden in de schoonmaakwereld. Maar deels is dat ook noodgedwongen. De laatste jaren zijn er nauwelijks nog mensen die willen schoonmaken. De groep beschikbare kandidaten was voor de coronacrisis al aan het opdrogen. En nu, na het opstarten van alle schoonmaakcontracten, is gebleken dat de pijn alleen nog maar erger is geworden.
"Je kunt als werkgever niet meer om het goed zorgen voor je personeel heen. De mensen die je hebt, moet je zien te behouden. Als je de mensen hebt, heb je het werk en niet meer andersom. Want je kunt zoveel werk hebben als je wilt, maar als je de mensen niet hebt om het uit te voeren dan houdt het op. Schoonmaak is nu eenmaal voor 80 of misschien wel 90 procent mensenwerk.”
Uitvraag moet aansluiten
Nog even terug naar die schoonmaakaanbestedingen. Die moeten dus het liefst een open vraag over duurzaamheid bevatten: hoe ga jij als schoonmaakbedrijf bijdragen aan mijn duurzaamheidsdoelen? Maar daarvoor is het wel belangrijk om als opdrachtgever na te gaan wat dan precies jouw duurzaamheidsdoelen zijn. Romeijn: “De mensen die de inschrijvingen beoordelen, moeten wel getriggerd worden om de betere antwoorden ook beter te beoordelen. Daar is interesse voor nodig. De uitvraag van de aanbesteding moet dus goed aansluiten op wat er leeft in de organisatie van de opdrachtgever.”
Hij adviseert opdrachtgevers dan ook om náást die open vraag, een aantal concrete eisen te stellen over de onderwerpen die leven in de organisatie. “Op basis van die duidelijke eisen kun je later, in het contractbeheer, namelijk beter sturen én controleren. Levert de leverancier wat we geëist hebben?”
Verdiep jezelf in de zeventien SDG’s en maak ze jezelf eigen.
Als laatste tipt Romeijn aan zowel opdrachtgevers als aan inschrijvende schoonmaakbedrijven: “Verdiep jezelf in de zeventien SDG’s en maak ze jezelf eigen. Ga er vervolgens over in gesprek met andere bedrijven en mensen. Want jij kijkt er op jouw manier naar, maar iemand anders heeft er misschien weer hele nieuwe, andere ideeën over. Kortom: oriënteer je in de breedte over wat mogelijk en haalbaar is. En kies vervolgens de onderwerpen die jij als kernpunt meeneemt. Of dat nu als eis in de uitvraag is of als onderscheidend vermogen in de inschrijving.”
